ارتباطات اساس موفقیت پروژه‌های ساختمانی است.
هماهنگی تیم و پیمانکاران فرعی در کنار مدیریت انتظارات کارفرما از جمله مهم‌ترین بخش‌های مدیریت پروژه است. اگر یکی از این بخش‌ها دچار مشکل شود، تمام پروژه از تعادل خارج می‌شود.
به همین دلیل داشتن تکنولوژی و فرآیندهای ارتباطی موثر مهم‌ترین کاری است که می‌توانید برای موفقیت پروژه‌ها و کسب‌وکار خود انجام دهید.
ببینید که چگونه برترین سازندگان مشکلات ناشی از سوء‌تفاهم‌ها را به گذشته سپرده‌اند.
قانع نشدید؟ ادامه دهید.
بیشتر بخوانید: RFI در ساخت و ساز: راهنمای سریع برای پیمانکاران
چه مشکلاتی با مدیریت ارتباطات صحیح قابل حل هستند؟
-
کمبود همکاری
پروژه‌های ساختمانی شامل تعداد زیادی ذینفع است، از جمله تیم شما، معماران، طراحان، پیمانکاران فرعی، تأمین‌کنندگان و مشتریان. روش‌های ارتباطی مؤثر باعث می‌شود همه افراد درباره اهداف، نیازها و زمان‌بندی پروژه در یک مسیر قرار بگیرند. این فرآیند همکاری را تسهیل کرده و منجر به کاهش تأخیرها و روان‌تر شدن جریان کار می‌شود.
-
ریسک‌های پیش‌بینی‌نشده
ارتباطات شفاف به شناسایی و کاهش ریسک‌های احتمالی در اوایل چرخه حیات پروژه کمک می‌کند. با بحث درباره روش‌های ایمنی، مشخصات فنی و چالش‌های پروژه، می‌توانید مسائل را پیش از تشدید آن‌ها شناسایی و به صورت پیشگیرانه رسیدگی کنید، که این کار احتمال وقوع اشتباهات پرهزینه را کاهش می‌دهد.
بیشتر بخوانید: 10 خطر متداول ساخت و ساز برای پیمانکاران و مالکان
-
تضمین کیفیت
اجرای ارتباطات مؤثر و تفویض وظایف به صورت استراتژیک در ابتدای کار، استانداردهایی را برای نحوه اجرای پروژه تعیین می‌کند. شروع با شفافیت و تعیین انتظارات واضح از ابتدا، به حفظ ثبات در کیفیت کار و رعایت استانداردهای کیفی کمک می‌کند.
-
سردرگمی مشتری
ارتباطات باز برای ایجاد اعتماد و حفظ روابط مثبت با مشتریان ضروری است. با اطلاع‌رسانی مداوم به مشتریان درباره پیشرفت پروژه، می‌توانید انتظارات را به‌طور موثر مدیریت کنید و از بروز مشکلات ارتباطی جلوگیری کنید. شفافیت در طول پروژه رضایت مشتری را افزایش داده و احتمال کسب سفارش‌های تکراری و معرفی به دیگران را بیشتر می‌کند.
-
هزینه‌های کنترل‌نشده
ارتباطات ضعیف می‌تواند منجر به دوباره‌کاری شود که در نهایت باعث افزایش هزینه‌های پروژه می‌شود. با ایجاد فرآیندهای همکاری مؤثر، می‌توانید اشتباهات پرهزینه را به حداقل برسانید، تخصیص منابع را بهینه کنید و محدودیت‌های بودجه را رعایت کنید. ارتباطات مؤثر همچنین تصمیم‌گیری به‌موقع را تسهیل می‌کند و از هزینه‌های غیرضروری و تجاوز از بودجه جلوگیری می‌کند.
ارتباطات را با این پنج نکته به عمل تبدیل کنید.
اکنون که اهمیت ارتباطات در صنعت ساخت‌وساز و تأثیر آن در حل مشکلات مختلف را بررسی کردیم، بیایید درباره نحوه اجرای مؤثر فرآیندها با کمک فناوری صحبت کنیم.
-
یک منبع واحد برای اطلاعات ایجاد کنید.
دیگر نیازی به جست‌وجو در ایمیل‌ها، پاسخگویی به تماس‌های بی‌شمار و بررسی پیامک‌های پراکنده نیست. اسکوپ به‌عنوان یک مرکز متمرکز عمل می‌کند که تمام ارتباطات مربوط به پروژه را در خود جای می‌دهد. از گزارش‌های روزانه، وظایف و پیام‌ها گرفته تا به‌روزرسانی‌های برنامه و انتخاب‌ها، همه چیز به صورت مرتب در این پلتفرم و بر اساس پروژه سازماندهی شده است. با ویژگی کنترل نسخه، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که همه از جدیدترین اسناد استفاده می‌کنند، که این امر باعث کاهش ابهام و خطر اشتباه می‌شود.
-
ارتباطات در زمان واقعی
اسکوپ با ارائه به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای درباره پیشرفت و تغییرات پروژه، همه را در جریان قرار می‌دهد. چه تنظیمات برنامه، تخصیص وظایف جدید، تغییرات سفارش یا به‌روزرسانی بودجه باشد، تمام ذینفعان فوراً مطلع می‌شوند. این امر تصمیم‌گیری به موقع را تسهیل کرده و از تأخیرها یا دوباره‌کاری‌ها جلوگیری می‌کند.
مشتریان نیز از طریق پورتال مشتری می‌توانند مطلع شوند. این ویژگی به مدیر پروژه اجازه می‌دهد به‌روزرسانی‌های روزانه را به اشتراک بگذارد، بدون اینکه مجبور باشند تماس‌های تلفنی پاسخ دهند یا به پیام‌های بی‌شمار پاسخ دهند. همچنین می‌توانند انتخاب‌های مشتری را به اشتراک بگذارند و تأییدیه‌ها را به صورت دیجیتال درخواست کنند.
-
نقش واسطه را کنار بگذارید.
جدیدترین ویژگی ارتباطی اسکوپ، چت اسکوپ، ارتباطات در زمان واقعی را به سطح جدیدی می‌رساند. این قابلیت به اعضای تیم شما امکان می‌دهد به صورت فردی یا گروهی چت کنند، که همکاری، طرح سوالات و به‌روزرسانی‌ها را آسان می‌کند.
همچنین، دیگر لازم نیست نقش واسطه را بازی کنید. می‌توانید پیمانکاران فرعی را مستقیماً متصل کنید تا درباره زمان‌بندی پروژه صحبت کنند یا کارفرما را به طراح خود متصل کنید، بدون نیاز به اشتراک‌گذاری اطلاعات تماس شخصی. چت اسکوپ ارتباطات را در اولویت قرار داده و اطمینان حاصل می‌کند که پروژه‌ها در مسیر درست باقی می‌مانند.
-
در حرکت، در جریان بمانید.
در دنیای پرشتاب ساخت‌وساز، ماندن پشت میز کار گزینه مناسبی نیست. به همین دلیل اسکوپ یک برنامه موبایل ارائه می‌دهد که به شما امکان می‌دهد در هر زمان و هر مکان متصل بمانید. چه در حال ملاقات با مشتریان باشید، چه از محل پروژه بازدید کنید یا حتی در تعطیلات باشید و بخواهید بررسی کنید، می‌توانید از طریق گوشی هوشمند یا تبلت خود به اسکوپ دسترسی داشته باشید. این برنامه موبایلی به شما و تیم‌تان اجازه می‌دهد دقیقاً مانند دسکتاپ ارتباط برقرار کنید، بنابراین هیچ‌کس چیزی را از دست نمی‌دهد.
-
کمد اسناد را کنار بگذارید.
مدیریت اسناد برای بسیاری از سازندگان یک دردسر است، با نسخه‌های متعدد که در جریان کار گم می‌شوند. اسکوپ مدیریت اسناد را با ذخیره فایل‌های دیجیتالی نامحدود ساده می‌کند. همه چیز، از نقشه‌ها و مجوزها گرفته تا قراردادها و فاکتورها، به‌صورت امن در یک مکان ذخیره می‌شود. این کار دسترسی آسان به اسناد را فراهم می‌کند و در مواقع لزوم برای ارجاع یا حل اختلافات بسیار مفید است.
آیا از نرم‌افزارهای ساخت‌وساز برای تسهیل ارتباطات مؤثر در پروژه‌های خود استفاده نمی‌کنید؟
اکنون زمان آن رسیده است.
با اولویت‌دادن به ارتباطات و استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ساخت‌وساز، سازندگان می‌توانند جریان‌های کاری را بهبود بخشیده، نتایج پروژه‌ها را ارتقا داده و موفقیت و سودآوری کلی را افزایش دهند.
همکاری بهتر میان تیم شما، کارفرما و پیمانکاران فرعی را با جدیدترین ابزار ارتباطی ما، چت اسکوپ، برقرار کنید. با قابلیت ایجاد گروه‌های چت، اتصال تیم خود با کارفرما و هماهنگی پیمانکاران فرعی، می‌توانید با تماس‌ها و ایمیل‌های بی‌پایان خداحافظی کرده و به ارتباطات مستقیم و سریع خوشامد بگویید.
با ویژگی‌هایی مانند چت، گزارش‌های روزانه، برنامه‌ریزی، وظایف و موارد دیگر، اسکوپ همه چیزهایی که برای اجرای روان پروژه‌ها نیاز دارید را در اختیار شما قرار می‌دهد. همین امروز یک نسخه آزمایشی را رزرو کنید.