در این مقاله، مفیدترین نکات برای ایجاد ساختار شکست پروژه ساخت و ساز (WBS) برای انواع پروژه‌های ساختمانی را در عین پیروی از بهترین شیوه‌ها، یاد خواهید گرفت.
ساختار شکست کار در پروژه‌های ساختمانی چیست؟
ساختار شکست کار (WBS) در ساختوساز یک روش سلسله مراتبی برای سازماندهی یک پروژهٔ ساختمانی است. WBS یک سند واحد است که تحویل پروژه‌ها را به تکه‌های قابل مدیریتی که به عنوان بسته‌های کاری شناخته می‌شوند، تقسیم می‌کند.
مدیران پروژه، یک نمایش بصری از WBS ساختوساز ایجاد می‌کنند. این سند چیزی شبیه یک شجره‌نامه یا نمودار سازمانی است. در بالای نمودار، ساختمان تمام شده (یا والدین) ظاهر می‌شود. هر لایه زیر والدین، پروژه را به فرزندان یا قطعه‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کند.
لایهٔ پایینی کوچکترین تقسیم کار را نشان می‌دهد، جایی که سرپرستان نمی‌توانند بیشتر از این عناصر را تجزیه کنند. در این سطح می‌توانید بسته‌های کاری اجزای خاص مانند سقف یا رنگ داخلی را پیدا کنید. برنامه‌ریزان ساختوساز، این گروه از اجزای خاص را عناصر ترمینال می‌نامند.
یک اصل کلیدی WBS برای یک پروژهٔ ساختمانی، قانون 100 درصد است. بر اساس این قانون، ساختار شکست کار باید کل محدودهٔ پروژه، از جمله تمام محصولات قابل تحویل را نشان دهد: طراحی، مهندسی و خدمات مدیریت پروژه.
کار خارج از محدوده در WBS ظاهر نمی‌شود. به عنوان نتیجهٔ قانون 100 درصد، تمام کارهای ساختمانی در سطح فرزندان باید برابر با کل کار ارائه شده توسط والدین باشد.
علاوه بر نشان دادن نمایش گرافیکی، یک مدیر ساختوساز می‌تواند WBS را در متن و جدول هم نمایش دهد. نرم‌افزار WBS می‌تواند این اطلاعات را به فرمت‌های مختلف ترجمه کرده و تغییرات شما را در سرتاسر پروژه، همگام‌سازی کند.
WBS یک ابزار مدیریت پروژهٔ همه‌کاره است که می‌توانید در بسیاری از زمینه‌ها از آن استفاده کنید.
دو مکتب فکری غالب در مورد بهترین راه برای سازماندهی ساختار شکست کار وجود دارد: بر اساس تحویل یا بر اساس فاز.
ساختار شکست کار تحویل‌گرا
بسیاری از متخصصان ساختوساز طرفدار WBS تحویل‌گرا (یا محصول‌محور) هستند که حول محورهای قابل تحویل می‌چرخد. سلسله مراتب این نوع WBS، به جای اینکه نشان دهد (چگونه آن را بسازید)، نشان می‌دهد که (چه چیزی می‌سازید).
در ساختوساز، عناصر یک WBS تحویل‌گرا، اجزای فیزیکی ساختمان یا تحویل موقت هستند که شما برای تولید قطعات ساختمان به آن‌ها نیاز دارید. تحویل موقت می‌تواند شامل طرح‌ها و مشخصات باشد.
اجزای یک WBS تحویل‌گرا به جای افعال، اسم‌ها هستند، چون این ساختار خاص به‌جای فرآیندها، بر محصولات ملموس یک پروژه تمرکز دارد.
مزایای یک WBS تحویل گرا عبارتند از:
- این فرآیند، تخمین هزینه را ساده می‌کند.
- به شما امکان می‌دهد کل محدودهٔ کار را ببینید.
- روابط بین عناصر را روشن می‌کند.
- می‌توانید در تمام مراحل پروژه از آن استفاده کنید.
- با تغییر پروژهٔ شما، اصلاح آن آسان‌تر است.
- از مدیریت ارزش کسب شده پشتیبانی می‌کند.
ساختار شکست کار مبتنی بر فاز
در روش دیگر، یک WBS مبتنی بر فاز، ساختوساز را به مراحل کوچک‌تر تقسیم می‌کند. این نوع WBS بر روی فرآیندهایی که برای دستیابی به موارد قابل تحویل تمرکز می‌کند. در این نوع WBS افعال به جای اسامی ظاهر می‌شوند.
این نوع سند به عنوان ساختار تجزیهٔ کار فرآیندگرا، وظیفه‌گرا یا فعالیت‌محور شناخته می‌شود. یک مدیر ساختوساز، پروژه را به فعالیت‌های جزئی آن تقسیم می‌کند. در نمایش گرافیکی یک WBS مبتنی بر فاز، این فعالیت‌ها اغلب به ترتیب زمانی پیش می‌روند.
برخی از مدیران پروژه بر این باورند که WBS مبتنی بر فاز، یک ساختار شکست کار واقعی نیست که توسط کتاب دانش مدیریت پروژه تعریف شده‌است. آن‌ها این اعتقاد را دارند چون WBS مبتنی بر فاز بر روی فرآیندها تمرکز می‌کند تا موارد قابل تحویل. طرفداران یک WBS مبتنی بر فاز با این تفسیر مخالفند، و خاطرنشان می‌کنند که اکثر سطوح زیر مراحل اصلی سند، به جای فرآیندها، قابل تحویل هستند.
WBS مبتنی بر فاز، برای سهولت انتقال از WBS قابل تحویل به برنامهٔ پروژه ایجاد شد. کسانی که طرفدار WBS قابل تحویل هستند می‌گویند که شما می‌توانید با برنامه‌ریزی مناسب پروژهٔ خود و ایجاد مجموعه‌ای کامل از اسناد ساختوساز، این مسئلهٔ انتقال را حل کنید. سپس یک نمودار شبکهٔ زمان‌بندی پروژه ایجاد کنید. این نمودار که متشکل از کادرها و فلش‌های نشان‌دهندهٔ جریان کار است، اساس برنامهٔ زمان‌بندی پروژه است.
یک WBS مبتنی بر فاز می‌تواند در معرض خطا باشد چون ثبت تمام فعالیت‌های ساختوساز دشوارتر از تعریف محصولات تحویلی است. با توجه به این دشواری، اقدامات در سطح کودک گاهی اوقات می‌توانند بیشتر یا کمتر از محدودهٔ کامل پروژه باشند.
هدف یک WBS در یک پروژه ساختمانی، مدیریت‌پذیرتر کردن پروژه است.
WBS کارهای ساختمانی را به قطعاتی تقسیم می‌کند که محدودهٔ پروژه و همهٔ محصولات قابل تحویل را با جزئیات تعریف می‌کند. تجزیهٔ کار به عناصر منفرد، برنامه‌ریزان پروژه را قادر می‌سازد تا عملکرد بهتری در برآورد هزینه‌ها، تخصیص وظایف و بررسی پیشرفت بر اساس برنامه و بودجه داشته باشند.
WBS زمینه را برای برقراری ارتباط شفاف بین تمام سهام‌داران در پروژه فراهم می‌کند.
اهداف اصلی WBS در ساختوساز شامل موارد زیر است:
- جزئیات وظایف و موارد قابل تحویل برای خدمه و پیمانکاران فرعی
- تعیین نقاط عطف و زمان بررسی پیشرفت پروژه
- تعیین معیارهای کنترل کیفیت و پذیرش
- ارائهٔ اطلاعات در مورد روش‌های ساخت برای هر محصول تحویلی
قالب رایگان WBS برای پروژهٔ ساختمانی
می‌توانید یک قالب رایگان WBS برای یک پروژهٔ ساختوساز دانلود کنید، و آن را برای هر نوع ساختمانی سفارشی کنید. سلسله مراتب نشان می‌دهد که پروژهٔ تمام شده ابتدا به بخش‌های اصلی خود تقسیم می‌شود و سپس، به اجزای دقیق‌تر تجزیه می‌شود.
نحوهٔ استفاده از WBS در پروژه‌های ساختمانی
یک ساختار شکست کار برای ساختوساز، حداقل دارای سه سطح است. محصول نهایی را در سطح اول، محصولات قابل تحویل اصلی را در سطح دوم و بسته‌های کاری را در سطح سوم قرار دهید.
چه کسانی را باید در WBS پروژهٔ ساختمانی بگنجانید؟
ساختار شکست پروژهٔ ساختوساز، یک تلاش تیمی است. شرکت‌کنندگان عمدهٔ پروژه، از جمله معماران، مهندسان، پیمانکاران عمومی، مدیران مالی و مالکان، به WBS کمک می‌کنند. مدیر پروژه معمولاً مالک WBS است و هرگونه تغییر را کنترل می‌کند.
اینکه چه کسی را از پروژهٔ ساختوساز خود حذف می‌کنید، به همان اندازه مهم است که چه کسانی را به آن وارد می‌کنید. ممکن است متوجه شوید که مدیریت ساختمان به شیوهٔ شکست کار، زمانی غیرقابل تحمل می‌شود که افراد زیادی در آن شرکت کنند.
سرپرستان سایت، پیمانکاران فرعی و خدمهٔ کاری معمولاً نقشی در ایجاد WBS ندارند، اگرچه مدیران پروژه باید از آن‌ها در مورد پیش‌نویس سند شکست کار، بازخورد دریافت کنند.
چگونه باید یک WBS ساختمانی ایجاد کرد؟
برای ایجاد یک ساختار شکست کار ساختمانی، هدف نهایی یک پروژه – یک ساختمان تمام شده – را در نظر بگیرید و به طور متوالی آن را به واحدهای کوچک‌تر تقسیم کنید تا زمانی که به کوچکترین عنصر کار برسید.
همچنین می‌توانید مهندسی معکوس را با شروع یک پروژه – یعنی کوچکترین عناصر کار – و پیشرفت به سمت بزرگترین عنصر، مانند یک ساختمان تکمیل شده، انجام دهید.
در ادامه، مراحل اصلی برای ایجاد WBS برای یک پروژهٔ ساختمانی را آورده‌ایم:
۱. تمام اطلاعات موجود در مورد پروژهٔ ساختوساز را جمع‌آوری کنید. این اطلاعات بسته به سطح پالایش پروژه متفاوت خواهد بود و ممکن است شامل نقشه‌ها، مطالعات مهندسی، کارهای پیش طراحی یا پیشنهادات باشد.
۲. هدف نهایی را تعریف کنید، یعنی چیزی که می‌سازید. در نمودار WBS، این هدف در بالا به شکل یک برچسب ساده مانند Smith Residence یا 147 Spruce St. Office Tower ظاهر می‌شود.
۳. تصمیم بگیرید که آیا WBS مبتنی بر تحویل برای شما مناسب‌تر است یا مبتنی بر فاز. اگر هنوز در مراحل اولیهٔ برنامه‌ریزی هستید، رویکرد مبتنی بر فرآیند بسیار منطقی است، چون در این مرحله، هنوز به بسیاری از سوالات طراحی و روش ساخت پاسخ نداده‌اید.
۴. محصولات قابل تحویل عمده را بر اساس فاز ساخت یا سیستم ساختاری آن‌ها فهرست کنید. این محصولات قابل تحویل شامل نقاط عطف و فرآیندها هستند. از یک سیستم کدگذاری برای نشان دادن اینکه کدام بخش از کار در سطح جزئیات هر مورد کاربرد دارد، استفاده کنید.
۵. هر یک از این موارد تحویلی را به اجزاء تقسیم کنید تا زمانی که به تکه تکه‌های کار برسید. این کارها، بسته‌های کاری و عناصر پایانی نمودار WBS را نشان می‌دهند. شما باید بتوانید این بسته‌های کاری را تعریف، مدیریت، برآورد و اندازه‌گیری کنید. علاوه بر اینکه هر بسته باید مجزا و قابل شناسایی باشد، باید با سایر عناصر هم ادغام شود. شما باید بتوانید بسته‌های کاری را با تغییرات پروژه تطبیق دهید. طرح پروژه جزئیات این موارد قابل تحویل را نشان می‌دهد.
تبدیل یک WBS ساختوساز به یک برنامهٔ پروژهٔ ساختمانی
WBS یک ساختمان، پله‌ای به سوی برنامه‌ریزی پروژه است. برای رسیدن به زمان‌بندی دقیق، از تخمین زمان برای بسته‌های کاری در WBS و مسیر کلی پروژه استفاده کنید. مسیر پروژه، دنباله‌ای از کارهای برنامه‌ریزی شده‌است که مدت زمان پروژه را تعیین می‌کند.
به منظور تعیین برنامهٔ زمان‌بندی پروژهٔ ساختوساز، با فهرست کردن اطلاعات زیر در مورد هر عنصر پایانی شروع کنید:
- مدت زمانی که طول می‌کشد تا به پایان برسد. (بر حسب ساعت، روز یا هفته)
- هر کاری که باید قبل از شروع بستهٔ کاری جدید تمام کنید، در یک فهرست جمع‌آوری کنید.
- منابع مورد نیاز خود، یعنی مواد، نیروی کار و تجهیزات را، فهرست کنید.
- محدودیت‌های زمانی دسترسی به منابع را درنظر بگیرید.
هنگامی که فعالیت‌های قبلی و بعدی را برای یک بستهٔ کاری شناسایی می‌کنید، وابستگی‌های آن را پیدا می‌کنید. این وابستگی‌ها بخشی کلیدی از مسیر پروژه است. محدودیت دسترسی به منابع، شکل دیگری از وابستگی است. (به عنوان مثال، شما نمی‌توانید یک جزء ساختمانی پیش ساخته را قبل از تحویل توسط سازنده نصب کنید.)
از اطلاعاتی که در مورد وابستگی‌ها جمع‌آوری می‌کنید، برای ایجاد نمودار شبکه و نمودار گانت استفاده کنید. نمودار شبکه، توالی کار را به صورت بصری نشان می‌دهد و مشخص می‌کند که کدام وظایف باید به موقع انجام شوند تا پروژه در موعد مقرر خود به پایان برسد.
برای ایجاد برنامهٔ زمان‌بندی پروژه، به طولانی‌ترین مسیر در نمودار شبکه نگاه کنید. مطمئن شوید که در محاسبات خود، تاخیرها یا پیشروی مسیر را در نظر گرفته‌اید، مانند زمان خشک شدن رنگ قبل از شروع کار کف ساختمان. سپس برای تأخیرهای معمولی ساختوساز، مانند تأخیرهای مربوط به آب‌وهوا یا شرایط غیرمنتظره، بخش‌هایی را اضافه کنید.
بر اساس همهٔ این عوامل، تاریخ شروع و تاریخ هدف را برای هر عنصر کاری تعیین کنید.
چک لیستی برای WBS ساختوساز، با بهترین شیوه‌ها
پس از تکمیل ساختار شکست کار در پروژهٔ ساختوساز، تأیید کنید که هیچ خطای چشمگیری وجود ندارد و WBS به بهترین شیوه تعریف شده است. انجام این کار به جلوگیری از هرگونه غافلگیری که ممکن است از حذف یا محاسبات اشتباه ناشی شود، کمک می‌کند.
WBS خود را در برابر این لیست از اشتباهات رایج بررسی کنید تا ببینید آیا بهترین شیوه‌های WBS در ساختوساز را رعایت کرده‌اید یا نه:
- آیا WBS، تمام پروژهٔ ساختمان را پوشش می‌دهد؟
- آیا همهٔ فرزندان (بسته‌های کاری) با والدین جمع می‌شوند (قابل تحویل اولیه هستند)؟
- آیا یک فرد شرکت‌کننده در پروژه، می‌تواند از نگاه به WBS کل محدودهٔ پروژه ساختمان را درک کند؟ ارزش WBS در قابل درک کردن کار است. اگر گیج‌کننده یا ناقص باشد، هدف خود را برآورده نمی‌کند.
- آیا بین عناصر افزونگی یا همپوشانی وجود دارد؟ آیا یک عنصر دو بار ظاهر می‌شود؟ همهٔ عناصر اصلی باید فقط یک بار ظاهر شوند.
- آیا WBS حداقل دو سطح دارد، اما از وارد شدن به جزئیات سخت خودداری شده‌است؟ اکثر متخصصان ساختوساز حداکثر سه تا پنج سطح را توصیه می‌کنند.
- آیا سطوح از یک سلسله مراتب پیروی می‌کنند؟ WBS را به عنوان یک تمرین در نظر بگیرید و هر سطح را به عنوان زیرمجموعه‌ای از سطح بالا ارائه کنید.
- آیا هر آیتم دارای کد عددی منحصربه‌فردی است که به مکان آن در سلسله مراتب و داده‌های استاندارد سیستم ساختمان مربوط می‌شود؟ ذینفعان پروژه از این اعداد برای برقراری ارتباط واضح و سریع در مورد جنبه‌های کار استفاده می‌کنند. عدم وجود کدنویسی می‌تواند منجر به اشتباه در ارتباط شود.
- آیا ساختار شکست کار به بسته‌های کاری قابل مدیریت تقسیم می‌شود؟ اگر نه، یک سطح اضافه کنید.
- آیا WBS در صورت امکان از اسم به جای افعال استفاده می‌کند؟
- آیا هر بستهٔ کاری معیارهای پذیرش خود را مشخص می‌کند؟ این معیار به شما این امکان را می‌دهد که بدانید چه زمانی یک کار را انجام داده‌اید.
- آیا می‌توانید بسته‌های کاری را همانطور که در WBS بیان کرده‌اید تعریف، مدیریت، برآورد و اندازه‌گیری کنید؟ اگر نه، بسته‌های کاری نیاز به اصلاح بیشتری دارند.
- اگر با یک WBS تحویل‌گرا کار می‌کنید، آیا فرآیندهای مرتبط، مانند بازرسی‌ها را همراه با قابل تحویل‌ها فهرست کرده‌اید؟ شما باید این فرآیندها را به عنوان بخشی از محصولات قابل تحویل در نظر بگیرید، نه به عنوان موارد مستقل.
- هنگام استفاده از WBS ساختوساز مبتنی بر فاز، آیا مطمئن هستید که سطح اول تمام مراحل اصلی را پوشش می‌دهد؟
- آیا WBS به عنوان مبنای کافی برای برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی پروژه عمل می‌کند؟ اگر نه، تغییرات لازم را انجام دهید. WBS باید به عنوان پایه‌ای برای ایجاد نمودار شبکهٔ برنامه‌ریزی ساختوساز و تعریف نیازهای منابع باشد.
- آیا کارهای قبل از ساخت، جدا از سند WBS هستند؟ طراحی، نقشه‌ها، تأمین مالی و سایر کارهای پیش از ساخت باید در بخش خاص خود ظاهر شوند، چون این فعالیت‌ها به هیچ محصول تحویلی مربوط نمی‌شوند.
ساختارهای شکست کار ساختمانی با اسکوپ
از قبل از ساخت تا بسته شدن پروژه، همهٔ ذینفعان را با همکاری و به‌روزرسانی‌های خودکار در جریان نگه دارید تا بتوانید تصمیم‌های بهتر و آگاهانه‌تری بگیرید.
پلتفرم مدیریت پروژه ساخت و ساز اسکوپ برنامه‌ریزی، ضبط، مدیریت و گزارش کار را از هر جایی آسان می‌کند و به تیم شما کمک می‌کند کارهای موثرتر و بیشتری انجام دهد. با گزارش‌های جمع‌آوری‌شده، داشبوردها، و گردش‌های کاری خودکار که برای ارتباط و مطلع نگه‌داشتن تیم‌تان ساخته شده‌اند، در مورد معیارهای کلیدی گزارش دهید و در زمان واقعی کار را مشاهده کنید.
