در ساخت و ساز، مدیریت پروژه، ساخت یا شکست است. با وجود آن، بسیاری از صاحبان کسب و کار اجازه می دهند شرکت آنها تحت تأثیر برنامه ریزی پروژه بد قرار گیرد. در اینجا نحوه جلوگیری از یکی از آنها وجود دارد.
تصور کنید در حال بازدید از یک مدرسه هستیم و مدیر پروژه ای را می بینیم که به سرعت اینور و اونور در حرکت است و مشکلات پروژه را بررسی می کند و یک سره در حال جواب دادن تلفن است.
حالا بیایید ببینیم اوضاع در یک پروژه ساخت و ساز دیگر چگونه است و مدیر پروژه عمرانی آنها چه شرایط شغلی دارد؟ مثلا یک مرکز اجتماعی جدید. در اینجا، مدیر پروژه به کامیون تکیه داده و قهوه می نوشد و تلفنش هم در جیب اش قرار دارد.
در نگاه اول، احتمالاً به نظر می رسد که اولین مدیر مؤثرتر است زیرا او فعالانه کارهای بیشتری انجام می دهد. اما کمی دقیق تر نگاه کنید و خواهید دید که دومی پروژه را روان تر اجرا می کند. این مدرسه قبلاً بودجه خود را هدر داده است، در حالی که مرکز اجتماعی قرار است زودتر با حاشیه سود ناخالص سالم برای شرکت تکمیل شود.
این دو چه کاری را متفاوت انجام می دهند؟
این چیزی است که ما بررسی خواهیم کرد: چگونه از یک شرکت ساختمانی معمولی با مدیران پروژه‌ای که موهایشان از گرما آتش گرفته و خودشان هم دست کمی از موهایشان ندارند و گویا در پروژه سایت ساخت و ساز مشغول جنگ هستند با یک شرکت ساختمانی با مدیران پروژه‌ای که قدرت ایجاد سایت‌های شغلی آرام، کارآمد و سودآور را دارند تبدیل شویم.
بیشتر بخوانید: RFI در ساخت و ساز: راهنمای سریع برای پیمانکاران
آیا مدیریت پروژه شرکت شما می تواند از نوسازی استفاده کند؟
اگر کسب و کار شما با هر یک از موارد زیر گرفتار شده است، به احتمال زیاد مدیریت ضعیف پروژه در ریشه این مشکل نهفته است:
- سود خالص منفی است.
- حاشیه سود ناخالص ناامید کننده است.
- پروژه ها بیش از برنامه ریزی شده طول می کشد.
- بودجه ها مبهم است.
- مشتریان ناامید هستند.
- دستورات تغییر همه چیز را از مسیر خارج می کند.
بسیاری از صاحبان مشاغل ساختمانی مدیران پروژه را استخدام می کنند که انتظار دارند همه مشکلات خود را برطرف کنند، اما متوجه می شوند که یک مدیر پروژه به تنهایی راه حلی نیست که آنها انتظارش را داشتند.
رویکرد مدیریت پروژه یک عامل بزرگ است و شیوه‌های ضعیف می‌تواند بسیار گران باشد. نه فقط دلارهای خرج شده پیش بینی نشده که به دلیل مازاد بودجه یا کمبود سود از دست رفته است، بلکه در ابعاد بعدی، استرس، بی نظمی و روابط فرسوده که می تواند برای سال های بعد تأثیر پرهزینه ای داشته باشد.
بیشتر بخوانید: بودجه ساخت و ساز: راهنمای سریع با مثال
صنعت ساختمان چه غلطی می کند؟
این مهم است که بدانید اگر کسب و کار شما با مدیریت پروژه سطح پایین سر و کار دارد، وضعیت کاملاً تقصیر شما نیست. به عنوان یک صنعت، ساخت و ساز در مطابقت با شیوه های استاندارد عالی نبوده است.
به طور کلی، مدیران پروژه های ساخت و ساز بدون فرآیندهای تعریف شده یا خاص صنعت کار می کنند و همه کارها به عهده خودشان است و با روش خودشان پیش می رود و اصولا برنامه دقیقی ندارند هرچه پیش آید خوش آید. این یک موقعیت شروع ناعادلانه است، به ویژه با توجه به بسیاری از چالش های منحصر به فرد در ساخت و ساز که با بوروکراسی و کمبود نیروی کار مواجه است، جایی که هر شغل مانند شروع یک ماجراجویی با یک سایت جدید و پرسنل جدید است.
متأسفانه، اکثر شرکت های ساختمانی یا از این وضعیت ناآگاه هستند یا تلاش، زمان و منابع لازم را برای تغییر اوضاع سرمایه گذاری نمی کنند. این بدان معناست که فرصتی برای آن دسته از شرکت هایی که این کار را انجام می دهند وجود دارد.
چگونه مدیریت پروژه ساخت و ساز تا این حد وخیم شد؟
ما یک شبه به اینجا نرسیدیم. همانطور که می توانید تصور کنید داستان به گذشته های دور برمی گردد. برای بررسی کردن چگونگی این اتفاق، کمی تاریخ را موشکافی کنیم.
اصولاً مدیریت پروژه دارای سه دوره است:
- 1900 – 1950: عصر بهره‌وری: این سال‌ها بر این متمرکز بود که هر فرد تا حد امکان کارآمد باشد، با برنامه‌ریزی و انجام به عنوان تلاش‌های جداگانه.
- 1950 – 2000: عصر قابل پیش بینی: این سال ها مثلث آهنین هزینه، برنامه و محدوده را به وجود آورد. مدیران پروژه بیشتر بر مدیریت متمرکز شدند، تقریباً بیشتر برنامه‌ریزان تا مدیران. می توانید این را آغاز پایان بنامید.
- امروز: عصر سودآوری. امروزه مدیریت پروژه بیشتر به «چگونگی کل نگر» می پردازد. همانطور که در مورد چگونه اهداف خود را با بیشترین هزینه به طور موثر ارائه کنیم؟ چگونه می توانیم پروژه ها را متفاوت مدیریت کنیم؟
اگر به تاریخچه مدیریت پروژه علاقه مند هستید (کسی هم هست که نباشد؟)، توصیه می کنیم کتابی به نام «ساخت شده برای شکست: چرا پروژه های ساخت و ساز خیلی طول می کشد، هزینه بسیار زیادی دارد و چگونه آن را برطرف کنیم» را مطالعه کنید.
رفع سیستم های مدیریت پروژه ناکارآمد پیچیده نیست. اما PM شما نمی تواند این کار را برای شما انجام دهد. کشف کنید که چگونه سیستم های مدیریت پروژه خود را به دست بگیرید تا مولد، قابل پیش بینی و سودآور باشند. این میزگرد را برای سازندگان 7 رقمی تماشا کنید.
بیشتر بخوانید: 10 عنوان شغلی کلیدی ساخت و ساز ساختمانی: شرح شغلی و حقوق
هزینه های مدیریت پروژه ساخت و ساز بد
بر اساس گزارش بهره وری نیروی کار که توسط FMI منتشر شده است، بیش از 30 میلیارد دلار در سال 2023 به دلیل بهره وری ضعیف از دست رفته است، معروف به مدیریت ضعیف پروژه. اکثر پاسخ دهندگان متوجه شدند که حدود 11 درصد از هزینه های نیروی کار در میدان کاملاً هدر می رود.
بنابراین، چه چیزی باعث این ارقام می شود؟ FMI سه حوزه کمبود را شناسایی کرد:
- برنامه ریزی
- ارتباط
- همکاری
بهره وری ضعیف اثرات بدی دارد. اگر پروژه‌ها را به‌طور ناکارآمد مدیریت می‌کنید، تکمیل کارها بیشتر طول می‌کشد و پرداخت‌ها به کندی انجام می‌شود. شما نمی توانید به پروژه دیگری بروید و شاید درآمد بالقوه را از دست بدهید.
همچنین تأثیراتی بر توسعه کسب و کار شما دارد. اگر پروژه ای به پایان برسد، بعید است که مشتری این تجربه همکاری منجر به نارضایتی را نادیده بگیرد، به این معنی که برای پروژه بعدی حتما به پیمانکار دیگری مراجعه خواهد کرد. راحت ترین مشتری برای فروش، مشتری است که قبلا دارید. هنگامی که مشغول به کار هستید، فقط در حال ساخت یک پروژه نیستید، بلکه در حال ایجاد رابطه با مشتری هستید. روابط قیمتی ندارند.
بیشتر بخوانید: 10 خطر متداول ساخت و ساز برای پیمانکاران و مالکان
به ساخت و ساز مدرن بپیوندید.
برای اینکه مدیریت پروژه خود را در مسیر درست قرار دهید، باید ابزار ساخت و ساز مدرن یعنی نرم افزار کنترل پروژه ساخت و ساز اسکوپ را داشته باشید. این رویکرد مدل معمولی مدیریت پروژه را از بسیاری جهات تغییر می دهد. به جای اینکه یک سیستم دورافتاده باشد که در آن تصمیمات به دور از واقعیت های محل کار اتفاق می افتد، ساخت و ساز با اسکوپ در ابتدای کار همه شرایط و برنامه های یعنی WBS را لحاظ می کند.
بیایید ببینیم که چگونه سه مشکل بزرگ پروژه را برطرف می کند:
برنامه ریزی
مدیر پروژه دیگر فقط یک مدیر نیست، بلکه واقعاً این اختیار را دارد که از همان ابتدا در اصل کار تحقیق کند. آخرین بازیگرانی که معمولاً در کار مشارکت دارند اکنون اولین کسانی هستند که درگیر بحث می‌شوند و برنامه‌ریزی از آنجا به عقب پیش می‌رود.
ارتباط
مدیران تمایل دارند فکر کنند که همیشه در حال ارتباط هستند زیرا دائماً با شهر، فروشندگان یا مشتریان صحبت می کنند (برای ثبت، تماس های تلفنی عصبانی به حساب نمی آیند). اما در اینجا، ارتباط عمدی است و از یک برنامه پیروی می کند. منظم و فراگیر است و لحنی ایجاد می کند که در بقیه پروژه تابش می کند.
همکاری
زمانی که افراد احساس احترام می کنند و بخشی از فرآیند هستند، منسجم تر کار می کنند. بنابراین، وقتی از پیمانکار فرعی HVAC پرسیده می‌شود که به چه چیزی نیاز دارند و چه زمانی برای اطمینان از انتقال روان، می‌توانید شرط ببندید که وقتی نوبت آنها باشد که به سرعت رشد کنند، بهترین عملکرد خود را به شما ارائه خواهند داد.
برخی از ویژگی های مدیران پروژه خوب و بد چیست؟
بهترین سیستم مدیریت پروژه در جهان تنها به اندازه فردی که مسئول اجرای آن است موثر خواهد بود.
برای این منظور، در اینجا چند اخطار وجود دارد که می تواند نشان دهد مدیر پروژه شما ممکن است بهترین گزینه برای شغل شما نباشد:
- بی انگیزه: اصلاً نمی توانند کاری را به زحمت انجام دهند، چه برسد به اینکه آن را به خوبی انجام دهند.
- بازیکن تیم رقت انگیز: آنها با دیگران خوب کار نمی کنند. (همکاری کلید است، یادتان هست؟)
- زودجوش: آنها باید بتوانند خونسردی خود را حفظ کنند، به خصوص زمانی که جاده سنگلاخ می شود.
- شعبده باز بد: نه، ما در مورد مهارت های سیرک آنها صحبت نمی کنیم. منظور ما توانایی آنها برای نگه داشتن تعداد زیادی بشقاب در هوا است بدون اینکه به راحتی غرق شوند یا دلسرد شوند.
از طرف دیگر، اگر با هر یک از ویژگی های زیر در یک مدیر پروژه مواجه شدید، آنها را حتما نگه دارید و هرگز آنها را رها نکنید:
- همگام فوق العاده: آنها شیوا و گویا هستند، عملاً روان هستند و در انتقال پیام بسیار خوب هستند.
- مثل میخ سخت: مدیریت پروژه شامل مکالمات پیچیده و مسئول نگه داشتن افراد است. آنها توسط هیچ کدام مرحله بندی نشده اند. و بهترین بخش؟ آنها خود را با همان استانداردها نگه می دارند.
- استادکار: آنها کاردستی را به خوبی آنهایی که آن را انجام می دهند، درک می کنند، که وقتی مشکلاتی برای حل وجود دارد بسیار مفید است. آنها به همان اندازه که در دفتر کار راحت هستند، در میدان نیز راحت هستند. مسلما بیشتر از این.
- رهبر بی شکر: آنها تیم را در اولویت قرار می دهند و وظایفی را بر عهده می گیرند که هیچ کس دیگری نمی بیند یا واقعاً قدردانش نیست. آنها نه تنها از این موضوع شکایت نمی کنند، بلکه بی سر و صدا همه اطرافیان خود را رشد می دهند.
بیشتر بخوانید: اسکوپ پروژه چیست؟ مراحل، نکات و ابزارهای مدیریت محدوده
مدیریت پروژه را نباید ساده گرفت.
به ویژه در ساخت و ساز، این امر برای درآمد و موفقیت شرکت شما اساسی است. یک سیستم موثر با یک مدیر پروژه ستاره در راس با نرم افزار مدیریت پروژه اسکوپ می تواند به معنای تفاوت بین ارتقای کسب و کار شما به ارتفاعات جدید یا ماندن در لجن باشد.
قطعا داشتن ابزارهای پیشرفته در کنار شما کمک می کند. پلتفرم یکپارچه ساخت و سازی اسکوپ توانایی ردیابی هر جنبه از پروژه شما را ارائه می دهد و اطمینان حاصل می کند که تحویل به موقع و با بودجه (اگر بهتر نباشد) انجام می شود.
داشبورد مدیریت کنترل پروژه عمرانی اسکوپ به صدها پیمانکار کمک کرده است که تیم های خود را پاسخگو و پروژه های خود را در مسیر درست نگه دارند.
