پروژه‌های ساختمانی بسیار دشوار هستند و به مواجهه با تاخیر معروف هستند. آنها شامل بسیاری از قطعات متحرک، تیم‌ها، تجهیزات و مواد هستند، بنابراین برنامهٔ ساخت شما باید به طور کامل برنامهریزی شود.
ابزارهایی که در نرم‌افزار مدیریت پروژه ساخت و ساز اسکوپ تعبیه شده‌اند، مانند نمودارهای گانت و مدیریت منابع، ویژگی‌های کلیدی برای کنترل بسیاری از مراحل یک محصول ساختمانی هستند. درواقع آنها روند را تسهیل می‌کنند. برنامه زمانبندی ساخت‌و‌ساز ستون فقرات هر مدیریت پروژه موفق برای ساخت و ساز است.
برنامهریزی ساخت و ساز چیست؟
برنامهریزی ساخت و ساز، فعالیت‌ها و ترتیب آنها را در یک پروژه ساختمانی سازماندهی می‌کند. این یک فرآیند مدیریت پروژه است که به عنوان طرحی برای نحوه اجرای پروژه عمل می‌کند. این نه تنها فعالیت‌ها و وظایف را سازماندهی می‌کند، بلکه چارچوب زمانی کلی پروژه، از جمله نقاط عطف را نیز سازماندهی می‌کند. مدیر پروژه ساخت و ساز نیز پیشرفت آن را پیگیری می‌کند تا مطمئن شود که پروژه طبق برنامه پیش می‌رود.
موارد دیگری که در برنامه ساخت و ساز گنجانده شده است شامل موارد تحویلی، مدیریت منابع، تخصیص دارایی، وظایف، وظایف وابسته، مدت زمان و مهلت کار، و همچنین بودجه و هزینه‌های مربوط به همه آن کارها می‌باشد. اما این برنامه ساخت و ساز در سنگ حک نشده است. مدیران پروژه در طول پروژه بررسی و بازنگری خواهند کرد.
بله، برنامهریزی ساخت و ساز زمان بر است. شما می‌خواهید تمام مراحل را در برنامه خود بگنجانید، از میانبرها اجتناب کنید و برای ایجاد دقیق ترین برنامه زمانی که می‌توانید، تلاش کنید. هرچه زمان بیشتری را برای برنامه ساخت و ساز اختصاص دهید، هنگام اجرای طرح پروژه با مشکلات کمتری مواجه خواهید شد، که کلید مدیریت خوب پروژه ساخت و ساز است.
برنامه زمانبندی ساخت و ساز چیست؟
برنامه ساخت و ساز یک جدول زمانی برای هر کار و رویداد در یک پروژه ساختمانی است. برنامه زمانبندی ساخت و ساز بخش اساسی مرحله برنامهریزی پروژه است، زیرا منابع مورد نیاز و تیم‌های مسئول هر کار در فرآیند ساخت و ساز را نیز تعریف می‌کند.
ایجاد برنامه زمانی ساخت و ساز نیازمند برنامه ریزی دقیق و ابزار مناسب است. اسکوپ، نرم افزار مدیریت پروژه ساخت و ساز است که چندین ابزار برنامه ریزی پروژه مانند نمودار گانت، تابلوهای کانبان و تقویم پروژه را ارائه می‌دهد تا بتوانید فعالیت‌های پروژه خود را ترسیم کنید و برنامه‌های ساخت و ساز دقیق ایجاد کنید. همچنین داشبوردهای بلادرنگ، نمودارهای حجم کاری و جدول زمانی ارائه می‌دهد تا بتوانید زمان و هزینه‌ها را پیگیری کنید.
زمانبندی ساخت و ساز در مقابل برنامه زمانبندی کارها
برنامه ساخت و ساز و برنامه زمانبندی کارها چیزهای مشترکی دارند، اما اسناد پروژه متفاوتی هستند. برنامه زمانبندی کارها یک قرارداد است، اما برنامه زمانبندی پروژه ساختمانی اینگونه نیست. جدول زمانبندی کارها، کارهایی را که باید در یک پروژه ساخت و ساز تکمیل شود فهرست می‌کند، اما برنامه زمانبندی ساخت و ساز بسیار بیشتر از یک فهرست کار است.
برنامه زمانبندی کارها دارای جزئیات و دامنه برنامه ساخت و ساز نیست، که شامل مدت زمان و مهلت کار، منابع مورد نیاز برای اجرای آن وظایف و هزینه‌های مرتبط است. برنامه‌های ساخت و ساز همچنین دارای نقاط عطف، شناسایی وظایف وابسته و موارد دیگر است.
5 مرحله برای ایجاد یک برنامه زمان بندی ساخت و ساز
اگر این پنج مرحله را دنبال کنید، به نکات مهمی دست خواهید یافت که هنگام ایجاد یک برنامه پروژه ساخت و ساز باید به آنها توجه شود.
1. اطلاعات و ابزارها را دریافت کنید.
برنامهریزی ساخت و ساز شامل انواع مختلفی از منابع، ذینفعان و مشارکت‌کنندگان است. با فهرست کردن همه پیمانکاران فرعی درگیر در کار شروع کنید زیرا همیشه تعداد زیادی از پیمانکاران فرعی در یک پروژه ساختمانی وجود دارد. پس از دریافت لیست، با آنها تماس بگیرید و بپرسید که چقدر زمان برای تهیه مواد لازم است. سپس، بپرسید که بخش آنها از پروژه چقدر طول می‌کشد؟ این برای تخمین زمان تحویل از طرف شما کلیدی است.
همچنین باید با دفتر کد محلی صحبت کنید و لیستی از الزامات و بازرسی‌هایی که در طول ساخت مورد نیاز است را دریافت کنید. محدودیت‌های کد بسته به نوع ساخت و مصالحی که استفاده می‌کنید متفاوت است، بنابراین باید تحقیق کنید تا مطمئن شوید پروژه شما مطابقت دارد.
وقتی نوبت به بودجه‌بندی پروژه شما می‌رسد، باید این فرآیند را با بانک خود طی کنید و تعیین کنید که آنها چه زمانی وجوه را آزاد می‌کنند. برای پیشبرد پروژه به هجوم مداوم پول نقد نیاز دارید، بنابراین قبل از شروع آن، داشتن درک درستی از بانک خود و فرآیند پرداخت پول آن بسیار مهم است. صحبت کردن با بانک قبل از برنامهریزی، به آنها تصویری بزرگ از پروژه و بینش ارزشمندی در مورد نحوه برنامهریزی می‌دهد.
یک ابزار مدیریت پروژه را که متناسب با نیاز شما باشد، تعیین کنید. اگر نمی‌خواهید برنامه و زمانبندی خود را از ابتدا بسازید، الگوهایی وجود دارند که می‌توانند به شما کمک کنند تا برنامه ساخت و ساز خود را شروع کنید. طبیعتاً، اسکوپ که یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین است، یک ابزار آنلاین را توصیه می‌کند. اما بعداً به طور کامل به آن مزایا خواهیم رسید.
2. جمع آوری و اولویت بندی وظایف
شما زمینه و ابزار را در اختیار دارید، اما اکنون باید پروژه را به مراحلی تقسیم کنید که آن را از یک طرح ساخت و ساز به یک پروژه تکمیل شده هدایت می‌کند. اینها وظایف هستند. تا زمانی که فهرست کاملی از تمام کارهایی که باید انجام شود تا با ساخت و ساز موفق به پایان برسد، نداشته باشید، نمی‌توانید برنامه ساخت و ساز دقیقی داشته باشید.
شما می‌توانید از یک ساختار شکست کار (WBS) برای دستیابی به اندازه و محدوده پروژه خود استفاده کنید. شما می‌توانید این ابزار را به عنوان راهی برای تجسم محصولات تحویلی خود، با شروع با هر چیزی که می‌خواهید بسازید و سپس تقسیم کردن آن به سطح‌ها تا زمانی که در ابتدایی‌ترین قسمت‌ها قرار بگیرید، در نظر بگیرید.
به یاد داشته باشید، هرچه لیست وظایف شما دقیق‌تر باشد، برنامه ساخت و ساز شما دقیق‌تر است. وظایف همان چیزی است که می‌تواند یک پروژه را از مسیر خود خارج کند، بنابراین ذهن خود را روی محدوده آن نگه دارید. و فراموش نکنید که برخی از کارها به برخی دیگر وابسته هستند، بنابراین شما باید آنها را به هم مرتبط کنید.
هنگامی که لیست وظایف خود را تا حد امکان کامل کردید، در مرحله بعدی باید آن وظایف را مرتب کنید. WBS می‌تواند به این امر کمک کند، زیرا یک پروژه پیچیده را می‌گیرد و آن را به بخش‌های اساسی و زمانی که نیاز به کار است، خلاصه می‌کند. می‌توانید از نرم افزار نمودار گانت برای پخش این وظایف در جدول زمانی پروژه استفاده کنید.
کارهای کوچک، به تقسیم پروژه به مراحل یا نقاط عطف بزرگتر کمک می‌کند. نقطه عطف، نقطه‌ای در پروژه است که پایان یک فاز بزرگ را نشان می‌دهد، مثلاً سیمان کردن فونداسیون یا اضافه کردن برق. ارزیابی دقیق وظایف و نقاط عطف مختلف که پروژه شما را تشکیل می‌دهند برای برنامهریزی ساخت و ساز موثر، حیاتی است.
3. مدت زمان را اضافه کنید.
حالا هر یک از کارها را بردارید و تاریخ شروع و پایان را به آنها بدهید که یک نمودار میله‌ای در نمودار گانت ایجاد می‌کند که نشان دهنده مدت زمان کار است. این تصمیمات باید واقع بینانه باشد. برنامه ساخت و ساز تحت تأثیر آب و هوا قرار می‌گیرد و پیش بینی‌های آب و هوا بسیار دقیق هستند، به خصوص در بلند مدت. به داده‌های تاریخی در مورد آب و هوا نگاه کنید تا تخمین بزنید که چگونه آب و هوا ممکن است بر کار تأثیر بگذارد.
بسته به اینکه پروژه چقدر طول می‌کشد، باید تعطیلات برنامه ساخت خود را محاسبه کنید و روزهای مرخصی را برای کارمندان در نظر بگیرید. اگر مسائل مربوط به فصل یا مسائل شخصی دیگری وجود دارد که ممکن است پیش بیاید، هنگام اندازه گیری مدت زمان برنامه خود، حتما از آنها به عنوان یک بازه زمانی استفاده کنید.
خارج از این مسائل، کار با پیمانکاران فرعی و تامین کنندگان سختی‌های خاص خود را دارد. جزئیات در قرارداد شما ذکر شده است، اما اغلب این تاریخ‌ها در معرض تغییر هستند. برای برنامه ساخت و ساز شما، بهترین کار این است که برنامه زمانبندی برای سازگاری با نوسانات، انعطاف‌پذیر باشد.
این مهم است که برنامه را واقعی کنید. ممکن است بخواهید آن را در یک تاریخ مشخص انجام دهید، اما برای رسیدن به آن هدف، ممکن است وسوسه شوید که پرداختن به جزئیات را کاهش دهید و کیفیت را فدای سرعت پروژه کنید. این در ساخت و ساز امکان‌پذیر نیست و عواقب آن خیلی جدی است. بنابراین، با خود صادق باشید و به همه چیز در برنامه ساخت و ساز خود زمان کافی بدهید تا به درستی تکمیل شود.
از زمانبندی غیرمرتبط با کار، مانند تدارکات، تحویل و سایر منابعی که برای پروژه حیاتی هستند، غافل نشوید. شما باید تصویر واضحی از آنچه باید سفارش دهید یا دوباره سفارش دهید، داشته باشید. این موارد به اندازه ساخت مهم است. برنامهریزی در هر بازرسی نیز همین‌طور است، بنابراین زمانی در برنامه شما برای پاسخ‌گویی به مشکلات کد وجود دارد.
همچنین بخش مالی پروژه وجود دارد که هنگام برنامهریزی باید در نظر داشته باشید. نقشه‌های بانک را اضافه کنید و آنها را به وظایف مناسب در برنامه ساخت خود پیوند دهید. شما و بانک باید بدانید چه زمانی به پول نقد بیشتر نیاز دارید. احتمالا آخرین چیزی که می‌خواهید این است که پول نقد را دریافت نکنید و پروژه را متوقف کنید.
4. تخصیص و اجرا
به طور خلاصه، برنامه ریزی ساخت و ساز در مورد فعالیت‌ها و منابع است. البته کارها به خودی خود انجام نمی‌شوند، اما تخصیص آن کار به تیم‌ها می‌تواند در برنامه ساخت و ساز شما با تعداد زیادی پیمانکار فرعی که باید نظارت کنید، گیج کننده باشد. با وظایف کد گذاری رنگ، می‌توانید به راحتی تیم‌ها و کارهای مختلف را تشخیص دهید. اکنون می‌توانید مشخص کنید که پس از شروع مرحله اجرای پروژه، چه کسی روی چه چیزی کار می‌کند.
شما باید قبلاً تخمین‌هایی در مورد طول کار تیم‌های خود انجام داده باشید و مشخصات دقیقی از مهارت‌ها و تجربه‌های آنها داشته باشید تا به طور مناسب به آنها اختصاص دهید. پس از تخصیص منابع خود، یک ابزار مدیریت پروژه مانند اسکوپ می‌تواند هشدارهایی را هنگام تعیین وظایف جدید و سررسید شدن مهلت زمانی ارسال کند.
هنگامی که افراد تعیین شده برای کار را دارید، برنامه ساخت و ساز برای ورود به دنیای واقعی آماده است. اطمینان حاصل کنید که منابع شما متعادل هستند. اسکوپ دارای تقویم‌های حجم کاری برای کمک به این فرآیند است.
5. بررسی، بررسی، بررسی
برنامه ریزی ساخت و ساز بسیار پیچیده است و نیاز به نظارت دائمی دارد. همه چیز تغییر می‌کند، و اگر در طول پروژه نظارت و بررسی نکنید، این تغییرات شما را از مسیر درست خارج می‌کند – یا بدتر.
شما باید برنامه ساخت و ساز را در تمام مراحل پروژه بررسی کنید تا مطمئن شوید پیشرفت واقعی شما با برنامه شما مطابقت دارد. به برنامه روزانه خود نگاه کنید و بسته به زمان خود، مرتباً به‌روز کنید. شما می‌توانید از الگوی گزارش روزانه ساخت و ساز ما برای پیگیری پیشرفت پروژه ساخت و ساز خود استفاده کنید.
این موضوع مربوط به مدیریت زمان است. اگر متوجه شدید که به‌روزرسانی روزانه شما را از سایر مسائل و مسئولیت‌های پروژه دور می‌کند، شاید لازم باشد هر هفته زمانی را برای پاسخ به تغییراتی که روزانه یادداشت کرده‌اید اختصاص دهید و آنها را در برنامه اعمال کنید. نظارت و تنظیم برنامه ساخت و ساز شما در صورت بروز مشکلات در داخل و خارج از محل، شاید مهمترین جنبه حفظ پروژه شما در برنامه باشد.
الگوی زمان بندی ساخت و ساز
اگر به دنبال کمک برای ایجاد یک برنامه زمان بندی ساخت و ساز هستید، الگوی برنامه زمان بندی ساخت و ساز ما را بررسی کنید. هنگامی که این الگو را در اسکوپ باز می‌کنید، می‌توانید برنامه خود را بر روی نمودارهای قدرتمند ساخت و ساز Gantt سازماندهی کنید که هر چهار وابستگی را به هم مرتبط می‌کند، فهرست تحویلی‌ها را فهرست می‌کند، منابع را مدیریت می‌کند، نقاط عطف و هزینه‌ها را شناسایی می‌کند و حتی برای مسیر بحرانی فیلترهایی در اختیار شما قرار می‌دهد.
الگوی گزارش روزانه ساخت و ساز
در پایان هر روز، کارگران ساختمانی باید کارهای انجام شده، انجام یا تأخیر، شرایط آب و هوایی در محل و موارد دیگر را مستند کنند. گزارش ساخت و ساز روزانه ما همه چیزهایی را که باید پوشش دهید، مشخص می‌کند تا بتوانید جاهای خالی را پر کنید.
الگوی برآورد ساخت و ساز
توانایی پیش بینی برآورد دقیق برای هزینه‌های ساخت و ساز، کلید مدیریت پروژه است. الگوی تخمین ساخت و ساز ما به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های غیرمستقیم، نیروی کار و مواد پروژه خود را بفهمید.
الگوی صورت حساب
یک صورت حساب کلیه مواد و نیروی کار مورد نیاز برای یک پروژه ساختمانی را فهرست می‌کند. اگر پروژه ساخت و ساز بزرگتری را مدیریت می‌کنید، به الگوی صورتحساب مقادیر ما نیاز دارید. این یک سند مهم برای فرآیند مناقصه و همچنین کمک به تخمین دقیق تر هزینه‌های پروژه است.
چگونه با اسکوپ یک برنامه ساخت و ساز ایجاد کنیم؟
اجازه دهید چند لحظه به جزئیات بیشتری در مورد بسیاری از ویژگی‌های موجود در نرم افزار اسکوپ بپردازیم که می‌توانند در زمان بندی پروژه ساخت و ساز به شما کمک کنند.
نمودارهای گانت برای طرح‌ها و برنامه‌ها
فراتر از الگوهایی برای شروع، ما یک نمودار گانت آنلاین داریم که به شما کمک می‌کند برنامه ساخت خود را برنامه ریزی کنید. شما می‌توانید لیست وظایف خود را وارد کنید و نرم افزار فوراً جدول زمانی را پر می‌کند. سپس مدت زمان هر کار را اضافه کنید و نمودار میله‌ای تاریخ شروع تا پایان را مشخص می‌کند. اگر هر یک از وظایف وابسته باشد، می‌توان آنها را به راحتی پیوند داد. همچنین می‌توانید نقاط عطف را در خط زمانی تعیین کنید.
هر گونه شماتیک یا یادداشت مربوطه را می‌توان مستقیماً به کار اضافه کرد که در آن اعضای تیم می‌توانند با یکدیگر همکاری کنند. آنها می‌توانند هر تعداد سندی را که می‌خواهند به فضای ذخیره‌سازی نامحدود فایل ما اضافه کنند و در مورد هر مشکلی با سایر اعضای تیم به سادگی با برچسب زدن آنها نظر بدهند.
هنگامی که تغییری در برنامه ساخت و ساز شما رخ می‌دهد، تنظیم نمودار گانت ساده است. فقط تاریخ شروع و پایان را بکشید و رها کنید. اعلان‌های خودکار وجود دارد، بنابراین اعضای تیم از هرگونه تغییر آگاه می‌شوند تا همه در جریان همان صفحه باقی بمانند.
مدیریت منابع و تیم
وقتی صحبت از ردیابی زمان و هزینه در طول پروژه ساخت و ساز شما می‌شود، ما شما را با نرم افزار مدیریت منابع تحت پوشش قرار می‌دهیم. مدیریت منابع شما می‌تواند در یک پروژه ساخت و ساز پیچیده باشد، اما نرم افزار آنلاین ما داده‌های بی‌درنگ را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بهتر به آن هدف دست یابید.
می‌توانید تیم‌ها، لوازم، تجهیزات و غیره را دسته بندی کنید و نرخ‌های ساعتی را اضافه کنید که در نرم افزار ما منعکس می‌شود. هنگامی که آن ساعات ثبت می‌شود، هزینه واقعی به طور خودکار با هزینه برنامه ریزی شده مقایسه می‌شود. این به شما ابزاری برای مدیریت هزینه‌های ساخت و ساز می‌دهد.
تیم‌ها را نیز می‌توان مدیریت کرد. نرم افزار ما روزهای کاری، تعطیلات و ساعات برنامه ریزی شده را در طول پروژه، چه در محل یا حتی در مناطق زمانی مختلف، مورد بررسی قرار می‌دهد. می‌توانید تعطیلات را مسدود کنید و برنامه پروژه خود را در مسیر درست نگه دارید. با ویژگی حجم کاری ما، می‌توانید به راحتی ببینید چه کسی به چه چیزی اختصاص داده شده است. حجم کار دارای کد رنگی است، بنابراین می‌توانید هر گونه عدم تعادل را به سرعت تشخیص دهید و از صفحه بار کاری مجدداً اختصاص دهید. بر اساس پروژه، تیم یا هر دو فیلتر کنید و داده‌های مورد نظر خود را دریافت کنید. این ویژگی‌ها برای ایجاد و مدیریت برنامه ساخت و ساز شما ضروری هستند.
برگه‌های زمانی طوری طراحی شده اند که وقتی کارمندان وظایف محول شده خود را به پایان می‌برند، به طور خودکار به روز می‌شوند. می‌توانید ساعات ثبت‌شده آنها را در داشبورد بی‌درنگ ما، که پیشرفت کار و موارد دیگر را نیز نظارت می‌کند، ردیابی کنید.
گزارش‌های عمیقی در مورد حجم کاری پروژه، در دسترس بودن، جدول زمانی و موارد دیگر وجود دارد. گزارش‌ها را می‌توان فیلتر کرد تا فقط آنچه را که باید بدانید یا یک نمای کلی گسترده‌تر را هنگام ارائه به مشتریان و سایر ذینفعان ارائه دهید. نرم افزار اسکوپ برنامه ساخت و ساز شما را در مسیر درست نگه می‌دارد.