قبل از اینکه درگیر یک پروژه جدید شوید، چیزهای خاصی وجود دارد که باید بدانید. این هزینه کردن، بازگشت سرمایه دارد؟ می توانید آن را در مهلت مقرر به درستی انجام دهید؟ منابع دارید؟ پیش‌بینی منابع این است که چگونه می‌توانید به آخرین سؤال پاسخ دهید.
منابع هر چیزی است که برای اجرای طرح پروژه نیاز دارید. از تیم شما گرفته تا ابزارهایی که نیاز دارید، مواد، تجهیزات، نرم افزار، فضای اداری و غیره. می خواهید بدانید چرا پیش بینی منابع اینقدر مهم است؟ مطالعه مقاله را ادامه دهید.
پیش بینی منابع در مدیریت پروژه چیست؟
پیش بینی منابع راهی برای تخمین تعداد منابع لازم برای ارائه موفقیت آمیز پروژه شما است. این ابزاری است که توسط مدیران پروژه و تیم‌های آنها استفاده می‌شود تا ببینند آیا منابع مورد نیاز برای تکمیل وظایف محول شده در یک پروژه را دارند یا خیر.
همانطور که اشاره شد، منابع می توانند معانی زیادی داشته باشند. با این حال، با ارزش ترین منبع در هر پروژه، افرادی هستند که آن پروژه را محقق می کنند. هنگامی که در مورد پیش بینی منابع صحبت می شود، اکثر مدیران پروژه به دنبال چگونگی تخصیص تیم خود با نگاه به ظرفیت، حجم کاری و سطوح استفاده هستند.
این بدان معناست که توانایی دیدن اینکه چه کسی چه تکالیفی را بر عهده دارد و اینکه آیا حجم کاری به طور عادلانه بین تیم تقسیم شده است، داشته باشید. اگر فقط منابع کمی برای تحمل وزن تیم داشته باشید، این افراد احتمالاً خسته و روحیه آنها تحلیل می رود. این راهی نیست که نیروی کار خود را حفظ کنید یا پروژه خود را به موقع انجام دهید.
راه حل های نرم افزاری مدیریت پروژه وجود دارد که به پیش بینی منابع می پردازد. اسکوپ یک نرم افزار آنلاین مدیریت پروژه ساختمانی است که ظرفیت را در زمان واقعی جمع آوری می کند تا به شما کمک کند تصمیمات بهتری در مورد نحوه تخصیص منابع خود بگیرید. نمودار حجم کاری ما رنگی است، بنابراین می توانید در یک نگاه ببینید به چه کسانی بیش از وظیفه حد تخصیص داده شده است و سپس حجم کار را از این دیدگاه متعادل کنید تا تیم ها سازنده باشند. همین امروز به صورت رایگان با اسکوپ شروع کنید.
پیش بینی منابع در مقابل برنامه ریزی منابع
پیش بینی منابع در برنامه ریزی منابع استفاده می شود. اگر ندانید چه منابعی دارید نمی توانید منابع خود را برنامه ریزی کنید. این دو جنبه از برنامه ریزی پروژه به هم مرتبط هستند و به یکدیگر اطلاع می دهند.
برنامه ریزی منابع نحوه سازماندهی منابعی است که یک پروژه برای رسیدن به تکمیل نیاز دارد. همانطور که اشاره کردیم، منابع گسترده هستند و دسته های زیادی را پوشش می دهند. پیش بینی منابع این منابع را شناسایی می کند و اینکه آیا آنها می توانند نیازهای پروژه را در یک بازه زمانی خاص برآورده کنند یا خیر.
طرح منابع دقیقاً آنچه را که از نظر منابع نیاز دارید مشخص می کند. ابتدا این کار را با تقسیم منابع به منابع قابل ذخیره سازی انجام می دهد، مانند منابع نقدی به منابع غیرقابل ذخیره، که شامل تیم شما، تجهیزات و غیره می شود. برنامه زمان بندی پروژه و بودجه آن تأثیر زیادی بر پیش بینی منابع خواهد داشت.
پیش بینی منابع در مقابل مدیریت منابع
مدیریت منابع جایی است که پیش بینی منابع و برنامه ریزی منابع در آن قرار دارد. مدیریت منابع عمل بزرگتر برنامه ریزی، زمان بندی و تخصیص منابع برای یک پروژه، برنامه یا پورتفولیو است. هدف از مدیریت منابع این است که با داشتن منابع مناسب در زمان مناسب برای کار مناسب، بیشترین ارزش را از منابع خود به دست آورید.
پیش بینی منابع یکی از جنبه های مهم مدیریت منابع است زیرا در برنامه ریزی منابع نقش دارد. یکی از راه‌های نگاه کردن به این شیوه‌های یکپارچه، شبیه یک عروسک روسی است که یکی در داخل دیگری قرار دارد. مدیریت منابع به پیش بینی منابع نیاز دارد تا بفهمد چه منابعی در دسترس هستند و آیا آنها برای انجام فعالیت های پروژه کافی هستند یا خیر.
بدون پیش‌بینی منابع (و برنامه‌ریزی منابع)، مدیریت منابع نمی‌تواند به وظایف خود در بهینه‌سازی و تخصیص منابع به ابتکارات درست عمل کند. این امر چه در مورد یک پروژه یا یک برنامه یا مجموعه ای از پروژه ها اعمال شود صادق است. مدیریت منابع برای کاهش اتلاف و تکرار کار می کند تا فرآیندها را ساده و خودکار کند تا کارایی را افزایش دهد.
مزایای پیش بینی منابع
اکنون که می دانید چگونه مدیریت منابع از برنامه ریزی منابع و پیش بینی منابع تشکیل شده است، بیایید ببینیم که چگونه پیش بینی منابع برای پروژه مفید است. واضح ترین آن این است که به مدیران پروژه این امکان را می دهد که بدانند با چه چیزی کار می کنند و چگونه از آن منابع به طور مؤثر استفاده کنند تا پروژه را به موقع و در چارچوب بودجه انجام دهند.
وقتی نوبت به تیم شما می‌رسد، پیش‌بینی منابع به شما امکان می‌دهد ببینید چه کسی برای تکمیل پروژه با موفقیت نیاز دارید و هر حفره‌ای را که ممکن است مجبور به پر کردن آن باشید را نشان می‌دهد. پیش‌بینی منابع به شما می‌گوید به چه مهارت‌هایی نیاز دارید و از بین بردن استعدادهای مورد نیاز برای دستیابی به اهدافتان آسان‌تر می‌شود.
استفاده از پیش‌بینی منابع به شما کمک می‌کند تا با اطمینان از داشتن منابعی که با حجم کاری مورد نیازتان مطابقت دارند، عرضه و تقاضای خود را متعادل کنید. این به شما می گوید که برای پروژه های آینده به چه کسانی در تیم خود نیاز دارید. بدون پیش‌بینی منابع، می‌توانید بیش از حد هزینه کنید یا در نهایت از زمان‌بندی خارج شوید، زیرا منابع لازم برای تکمیل وظایف مورد نظر را اشتباه محاسبه کرده‌اید.
به عبارت دیگر، پیش بینی منابع کارایی بیشتری را فراهم می کند و منجر به سود بیشتر می شود. دلیل آن این است که شما با دانستن اینکه به چه مهارت هایی برای انطباق با روندهای آینده بازار نیاز دارید، درآمد بیشتری کسب می کنید. همچنین برنامه‌ریزی منابع را انعطاف‌پذیرتر می‌کند تا بتوانید با تغییر تقاضا تغییر مسیر دهید.
الگوی برنامه ریزی منابع
این الگوی برنامه ریزی منابع به شما امکان می دهد اطلاعات مهمی در مورد منابع پروژه خود مانند لیستی از اعضای تیم، وظایفی که به آنها محول شده اند، نرخ ساعتی آنها، هزینه ها و موارد دیگر را جمع آوری کنید.
نکات پیش بینی منابع
ما می‌دانیم که پیش‌بینی منابع چیست، چگونه در برنامه‌ریزی منابع و مدیریت منابع بزرگتر قرار می‌گیرد و چرا برای پروژه‌ها مفید است. بیایید بررسی کنیم که چگونه می توان پیش بینی منابع را برای استفاده از این مزایا انجام داد.
با درک کامل از چه مهارت هایی برای پروژه لازم است شروع کنید. این به معنی دانستن برنامه پروژه و محصولات قابل تحویل است. از این طریق، می‌توانید پروفایل‌های اعضای تیمی را که برای تحقق اهداف پروژه نیاز دارید، ایجاد کنید. این شما را از لیست های شغلی یا در مورد یک برنامه یا نمونه کارها، فهرست مهارت های توسعه یافته توسط دفتر مدیریت پروژه (PMO) مطلع می کند.
در مرحله بعد، مهارت ها را پشت سر بگذارید تا نقاط قوت و ضعف تیم خود را درک کنید. عملکرد آنها را در پروژه های گذشته مرور کنید و نموداری ایجاد کنید که سطح مهارت، کیفیت کار و سرعت انجام وظایف آنها را نشان می دهد. ممکن است مجبور شوید روی آموزش سرمایه گذاری کنید تا آنها را به سطحی که برای پروژه نیاز دارید ارتقا دهید یا به دنبال استخدام در خارج از سازمان خود باشید. مطمئن شوید که با مدیران آنها و سایر مدیران پروژه برای چشم انداز این اعضای بالقوه تیم تماس بگیرید.
داده های تاریخی هنگام پیش بینی منابع نیز مفید است. پروژه های قدیمی باید بایگانی شده و برای بررسی در دسترس باشند تا بتوانید ببینید که چگونه از آن منابع استفاده شده است و اینکه آیا آنها کمتر یا بیش از حد استفاده شده اند. مرور درس‌های پیش‌بینی منابع گذشته راهی عالی برای جلوگیری از اشتباهات قدیمی است.
به خاطر داشته باشید که باید منبع مناسب را با کار مناسب تطبیق دهید. این بعد از اینکه تیم خود را جمع آوری کردید و به کل پروژه نگاه می کنید انجام می شود. به یاد داشته باشید، بر اساس عناوین شغلی فرضیات نسازید و مراقب باشید که نیازهای زمان یا منابع را دست کم نگیرید.
نرخ فرسایش را فراموش نکنید. عملکرد و روند استخدام شرکت شما بر منابعی که جذب می کنید تأثیر می گذارد. شناخت بازار در جذب استعدادها به شما برتری می دهد. نگاهی به روندهای گذشته می تواند به شما کمک کند پیش بینی کنید که منابع در آینده به کجا می روند.
اسکوپ به مدیریت منابع کمک می کند.
اسکوپ نرم افزار مدیریت پروژه ساخت و ساز است که منابع را در زمان واقعی برنامه ریزی، مدیریت و ردیابی می کند. ویژگی‌های مدیریت منابع ما به شما این امکان را می‌دهد که پروفایل‌های اعضای تیم خود را ایجاد کنید، پیشرفت و عملکرد آنها را دنبال کنید و حجم کاری آنها را متعادل کنید تا آنها را کارآمد نگه دارید.
برنامه ریزی، مدیریت و پیگیری منابع در زمان واقعی
نمودارهای گانت برای برنامه ریزی پروژه و سازماندهی وظایف، منابع و هزینه ها در یک جدول زمانی عالی هستند. هنگامی که یک خط مبنا را تعیین می کنید، آن طرح ثبت می شود و می توان از آن برای مقایسه استفاده واقعی از منابع شما در پروژه استفاده کرد. این اطلاعات در ابزار ما با تکامل پروژه ها به اشتراک گذاشته می شود. از داشبورد بی‌درنگ برای مشاهده سطح بالایی از پیشرفت و عملکرد پروژه، از جمله حجم کار و درصد تکمیل، استفاده کنید. نیازی به تنظیمات خاص و پیچیده ای ندارد، در هر زمانی آماده است.
ردیابی زمان صرف شده برای وظایف با جدول زمانی ایمن
از صفحه تیم، می توانید یک نمای کلی از توزیع وظایف خود در پروژه های خود دریافت کنید و نمایه یک عضو تیم خاص را بزرگنمایی کنید. برای مشاهده نحوه عملکرد هر یک از اعضا، می‌توانید یک گزارش سفارشی در برگه زمانی آنها ایجاد کنید و زمان ثبت‌نام در وظایف خود را مشاهده کنید. اکنون می دانید که آیا نیاز به تخصیص مجدد منابع برای حفظ برنامه خود دارید یا خیر. برگه های زمانی ایمن ما همچنین حقوق و دستمزد را ساده می کند و پس از ارسال قفل می شود.
جدول زمانی اسکوپ
گزارش‌های دیگری نیز وجود دارند که کاملاً قابل تنظیم هستند تا نمای کاملی از پروژه به شما ارائه دهند و به شما امکان می‌دهند روی جزئیاتی که می‌خواهید ببینید تمرکز کنید. گزارش ها همچنین می توانند به راحتی به اشتراک گذاشته شوند تا ذینفعان به روز شوند. برای تسهیل تخصیص منابع برای وظایف، می‌توانید در دسترس بودن تیم خود، از جمله تعطیلات را ببینید. شما نمی توانید آینده را پیش بینی کنید، اما ما به پیش بینی منابع و مدیریت دقیق تر کمک می کنیم.
اسکوپ نرم افزار کنترل پروژه های عمرانی که تیم ها را قادر می سازد تا منابع خود را در زمان واقعی برنامه ریزی، مدیریت و پیگیری کنند. فراتر از ویژگی های قوی مدیریت منابع، ابزارهای مدیریت کار و ریسک وجود دارد که به بهره وری پروژه ها کمک می کند. همین امروز دمو اسکوپ را دریافت کن.