پیش بینی، قلب موفقیت پروژه ساخت و ساز است.
این بیش از یک تمرین مالی است. پیش بینی، رمز تقلب برای موفقیت است. این راهنما را بررسی کنید و دریابید که چگونه با فرآیند پیش بینی مقابله کنید.
پیش بینی در ساخت و ساز چیست؟
پیش‌بینی در ساخت و ساز، فرآیند پیش‌بینی هزینه‌ها و نتایج احتمالی یک پروژه ساختمانی است. پیش بینی ها بر اساس تجزیه و تحلیل پروژه های گذشته و داده های پروژه فعلی است.
پیش بینی ها حدس های وحشیانه نیستند. آنها ابهامات مربوط به هزینه پروژه را برطرف می کنند و به تعیین اهداف روشن برای همه طرف های درگیر در تحویل کمک می کنند.
“پیش‌بینی به آینده نگاه می‌کند و تلاش می‌کند تا پیش‌بینی کند که بودجه آینده چقدر خواهد بود.”
دیل شرمون ، رئیس گروه حرفه گرایی در QinetiQ
برای موفقیت پروژه چه چیزهایی باید بدانید؟
برای ارائه دقیق ترین پیش بینی هزینه باید چند فاکتور را در نظر بگیرید:
1) داده های تاریخی
وقتی هنوز کار شروع نشده است، چگونه پیش بینی جریان نقدی ایجاد می کنید؟
احتمالاً پروژه‌های مشابهی را ارائه کرده‌اید، بنابراین به داده‌های تاریخی نگاه کنید و سعی کنید آنها را تجزیه و تحلیل کنید:
- هزینه کار، مواد و حمل و نقل در آن زمان برای شما چقدر بود؟
- چه چیزی از آن زمان در شرکت شما تغییر کرده است: فرآیندهای جدید، کارکنان جدید یا مواد مختلف؟
- آیا عوامل خارجی بر صنعت ساخت و ساز تأثیر می گذارد: رکود، افزایش قیمت یا عدم اطمینان زنجیره تامین؟
سعی کنید وضعیت فعلی شرکت خود را با اطلاعات پروژه های گذشته مقایسه کنید. چه چیزی تغییر کرده است؟ تجزیه و تحلیل باید به شما ایده ای از هزینه های احتمالی و یک پایه محکم برای پیش بینی بیشتر بدهد.
شما می توانید از نرم افزار برای تجزیه و تحلیل داده های تاریخی و مدیریت فرآیندهای حسابداری ساخت و ساز استفاده کنید.
2) محدوده پروژه
برای پیش بینی هزینه یک پروژه، باید بدانید که پروژه در مورد چیست.
ساده به نظر می رسد، اما ما اغلب تنها بر روی حیاتی ترین و کلی ترین وظایف در پیش بینی پروژه تمرکز می کنیم.
متأسفانه اتفاقات ناخوشایند در جزئیات است. و این جزئیات می تواند به شدت بر مدت زمان پروژه و هزینه نهایی ما تأثیر بگذارد.
یکی از تکنیک های مدیریت پروژه برای مقابله با آن، ساختار شکست کار (WBS) است.
ساختار شکست کار (WBS) پروژه‌ای است که به محصولات قابل تحویل با هزینه‌ها، محدوده و مهلت‌های تعیین‌شده تقسیم می‌شود.
با WBS، می توانید وظایف پروژه را برای ارائه کار با بودجه، مدت زمان و کیفیت دلخواه تعریف و سازماندهی کنید.
3) مدت زمان پروژه
مدت زمان پروژه به شدت با محدوده پروژه مرتبط است.
پروژه ساخت و ساز شبکه ای از وظایف مرتبط است که به ترتیب خاصی انجام می شود. به هر حال، شما نمی توانید چیزی را از موادی که وارد نشده اند بسازید.
به همین دلیل است که در ایجاد WBS خود (یا هر تکنیک دیگری که برای پیش بینی هزینه ها انتخاب می کنید)، به تاریخ تحویل مورد انتظار توجه کنید.
مدیر پروژه ای نباشید که خیلی خوش بینانه کار می کند و در هر گوشه ای با تاخیر مواجه می شود.
در عوض، از داده‌های تاریخی استفاده کنید تا ببینید تیم شما چقدر زمان برای انجام وظایف خاص صرف کرده است.
برای تأخیرهای پیش‌بینی نشده برنامه ریزی کنید.
همچنین، با تیم خود در مورد ضرب الاجل های پیشنهادی مشورت کنید و با شروع پروژه، تحویل و نتیجه نهایی را پیگیری کنید تا دفعه بعد با داده های دقیق تر شروع کنید.
4) هزینه نیروی کار
آیا می دانستید که نیروی کار 20 تا 40 درصد هزینه پروژه را تشکیل می دهد؟
این یک هزینه ضروری است که پیش بینی آن بسیار دشوار است.
چرا؟
- بهره وری کارکنان شما با گذشت زمان تغییر می کند.
- مهارت های مختلف برای مراحل مختلف کار مورد نیاز است.
- هزینه های کارکنان بیش از ساعات کار آنهاست (حقوق تعطیلات، بازنشستگی و مرخصی استعلاجی)
- با پیشرفت پروژه، عوامل زیادی می توانند بر تقاضای نیروی کار تأثیر بگذارند.
به همین دلیل است که نباید در پیش بینی خود فقط بر ساعت کاری تمرکز کنید.
در عوض، سعی کنید پروژه خود را به موارد تحویلی کوچکتر تقسیم کنید که برای تکمیل به مهارت ها یا دارایی های منحصر به فرد نیاز دارند.
هنگامی که بدانید چه مهارت های کلیدی برای انجام یک کار ضروری است، می توانید یک عضو تیم مناسب را تعیین کنید و زمان کار آنها را محاسبه کنید.
سه چالش بزرگ در پیش بینی هزینه چیست؟
تصویر افرادی که کنار هم نشسته اند و نمودارها را تجزیه و تحلیل می کنند
- انطباق
پیش بینی پروژه فقط “حدس و گمان محض” نیست.
در عین حال، اشتباه کردن و ایجاد پیش‌بینی که در نهایت با اوضاع و احوال مطابقت ندارد، آسان است.
چرا؟ عوامل زیادی می توانند بر کسب و کار شما تأثیر بگذارند:
- سابقه و رویکرد شخص مسئول یک پیش بینی
- سطح دقت WBS یا گزارش های هزینه
- سطح استانداردسازی گزارش در شرکت شما
- تکنیک های مدیریت جریان نقدی
- انتظارات و خواسته های مشتریان شما
به عنوان یک مدیر پروژه، شما باید تمام این جنبه ها را مدیریت کنید تا پیش بینی های دقیق ارائه دهید.
یک چالش بزرگ در مورد پیش‌بینی هزینه، دسترسی به نقاط داده‌ای است که تمام جنبه‌های یک پروژه ساختمانی را به دقت توصیف می‌کنند.
به عنوان مثال، اگر به دلیل شرایط غیرعادی یا پیچیدگی های مرتبط با یک محل کار خاص یا نوع شغل، مقایسه دقیق یا داده های تاریخی در دسترس نباشد. پیش بینی هزینه های دقیق دشوار می شود.
مکس بنز، بنیانگذار و مدیر عامل بانکینگ گیک
- مدیریت ذینفعان
یک پروژه ساختمانی در بهترین حالت همکاری است.
این ارتباط مداوم با تیم، پیمانکاران فرعی و تامین کنندگان شماست.
و می تواند یکی از بزرگترین موانع در پیش بینی جریان نقدی ثابت باشد. چرا؟
- اطلاعات تامین کنندگان خیلی دیر می رسد.
- شرایط همکاری یک پیمانکار ناقص یا نادرست است.
- ارتباط کند است یا اصلا وجود ندارد.
و شما همچنان باید پیمانکاران خود را مدیریت کنید و پیش بینی های درستی را در این آشفتگی اطلاعات ارائه دهید.
“عامل انسانی را فراموش نکنید. در طول فرآیند با اعضای تیم خود در ارتباط نزدیک باشید تا هر گونه تغییر یا اختلاف به سرعت شناسایی شود و به طور کلی از آن اجتناب شود.”
لیزا دیتریش، شریک Girokonto.io
- تغییرات سریع و غیرقابل پیش بینی
صنعت ساخت و ساز غیرقابل پیش بینی است (کی گفته).
آیا می توانید همه گیری جهانی، قطع زنجیره تامین و افزایش تورم چند سال پیش را تصور کنید؟
بسیاری از عوامل خارجی می توانند واقعیت پروژه شما را به طور کامل تغییر دهند:
- انتظارات مشتری و محدوده پروژه (اسکوپ)
- عوامل خارجی مانند آب و هوا، قیمت نفت/گاز، هزینه مواد خام
- شرایط همکاری با پیمانکاران
- تغییرات در اقتصاد: تورم، مقررات دولتی، و قدرت پول.
در عین حال، بسیاری از پروژه های ساختمانی بیش از یک سال دوام می آورند. و در یک سال، هر چیزی ممکن است رخ دهد.
بنابراین، اگر ندانید در چه واقعیتی کار می‌کنید، چگونه بفهمید که چقدر پول نیاز دارید؟
متأسفانه، این یک چالش برای هر پیش بینی کننده است. و یکی از رایج ترین دلایل بیش از حد بودجه است.
“چالش اصلی در دستیابی به داده های قابل اعتماد و دقیق است که معرف پروژه باشد، در حالی که تاثیرات خارجی مانند روند بازار و تورم را نیز در نظر می گیرد.” ضروری است که همه تخمین ها بر اساس اطلاعات به روز و نوسانات موجود باشد. به منظور جلوگیری از مشکلات آینده یا مشکلات بودجه.”
رابرت هافمن، قهرمان Cashback
5 تکنیک برای پیش بینی دقیق ساخت و ساز
هرگز پیش بینی مجدد را متوقف نکنید.
ایجاد پیش بینی های دقیق به دلیل تغییرات سریع و غیرقابل پیش بینی کار زیادی می طلبد.
یکی از تکنیک های مقابله با آن این است که هرگز پیش بینی مجدد را متوقف نکنید.
پیش بینی مجدد فواید بسیاری دارد:
- کنترل بهتر پروژه
- تصمیمات آگاهانه تر
- اشتباهات کمتر در آینده
- روش پیش بینی مناسب تر با تجربه توسعه یافته است.
پیش بینی شما نباید یک سند ثابت باشد که قبل از شروع کار ایجاد می کنید و سپس آن را فراموش می کنید.
اگر این کار را انجام دهید، در نهایت با مجموعه ای بی ارزش از اعداد مواجه می شوید که به پروژه شما کمکی نمی کند.
در عوض، باید محاسبات خود را به طور منظم مرور کنید و با پیشرفت پروژه، آنها را با واقعیت جدید تطبیق دهید.
ایجاد یک محیط مشارکتی
افرادی که با آنها کار می کنید کلید موفقیت پیش بینی شما هستند.
پیمانکاران، تامین کنندگان و کارمندان شما اغلب بهتر می دانند که هر کار چقدر زمان، پول و تلاش می برد.
همچنین، آنها برای اولین بار می دانند که آیا تغییری رخ داده است یا خیر و آیا نیاز به به روز رسانی پیش بینی وجود دارد یا خیر.
به همین دلیل است که سعی کنید یک محیط همکاری را با بهبود مستمر و ارتباط ایجاد کنید.
بدون آن، با احتمال بسیار بالاتری برای پیش‌بینی‌های نادرست تنها می‌مانید.
از فناوری برای پیش بینی هزینه استفاده کنید.
کارآمدترین تکنیک برای پیش‌بینی دقیق هزینه‌های آتی، استفاده از نرم‌افزار تحلیلی است که معیارهای عملکرد تاریخی پروژه‌های قبلی را در نظر می‌گیرد و آنها را با داده‌های بلادرنگ پروژه‌های فعلی ترکیب می‌کند تا پیش‌بینی‌های معناداری برای مشاغل آینده ایجاد کند.
مکس بنز ، بنیانگذار و مدیر عامل بانکینگ گیک
می توانید پیش بینی خود را روی کاغذ یا اکسل انجام دهید.
اما باید بدانید که شما را در معرض خطر بسیار بالاتری از اشتباهات قرار می دهد. ناگفته نماند زمان و تلاش اضافی صرف شده برای محاسبات دستی.
اما چرا دیگر نباید از ابزارهای سنتی برای پیش بینی استفاده کرد؟
- به روز رسانی پیش بینی های خود بسیار سخت تر است.
- شما نمی توانید پیشرفت پروژه را تجزیه و تحلیل کنید.
- توسعه روش های پیش بینی قابل تنظیم تر غیرممکن است.
- شما نمی توانید با تیم خود در یک سند در زمان واقعی همکاری کنید.
- یافتن اطلاعات خاص در محاسبات پیچیده به زمان بیشتری نیاز دارد.
خوشبختانه شما مجبور نیستید.
امروزه راه‌حل‌های زیادی می‌توانند کار شما را سرعت بخشند و از شما در طول فرآیند پشتیبانی کنند، مانند نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی اسکوپ.
اسکوپ یک پلت فرم مدیریت کسب و کار ساخت و ساز است که راه حل هایی را برای چالش های خاص ساخت و ساز ارائه می دهد.
پلتفرم اسکوپ از پیش‌بینی هزینه و تحویل پروژه‌های ساخت‌وساز پشتیبانی می‌کند و به شما یک نمای کلی از سلامت مالی شرکت شما می‌دهد.
فرآیندها را خودکار کنید.
با استفاده از فناوری، می توانید فرآیند پیش بینی خود را خودکار کنید. و قطعا، شما باید.
این شما را از زمان دستی و تکراری رها می کند و به شما زمان بیشتری را برای کارهای مهم مانند تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری های استراتژیک می دهد.
شما می توانید فرآیندهای خود را با استفاده از نرم افزارهایی مانند اسکوپ خودکار کنید. این سیستم در کارهای تکراری مانند جمع آوری داده ها و ایجاد گزارش کمک می کند.
به لطف آن، در عرض چند کلیک، می‌توانید تغییرات را پیگیری کنید، اهمیت وظایف را به‌روزرسانی کنید و مشخصات قرارداد را بدون صرف ساعت‌های طولانی بررسی کنید.
البته، شما می توانید بدون اتوماسیون نیز مدیریت کنید، اما در یک بازار ساخت و ساز بسیار رقابتی، این به معنای از دست دادن مشتریان در برابر رقابت شما است.
«پیش‌بینی دقیق ضروری است و در جایی که صفحات گسترده و داده‌های غیرمرتبط می‌توانند تجارت را از بین ببرند.
اسکوپ به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا پیش‌بینی واقعی و نه فرضی را داشته باشد و به شما امکان می‌دهد تا تصمیمات آگاهانه و معناداری را بر اساس یک «مرکز کنترل» کل‌نگر از پول نقد کسب‌وکارتان و فعالیت‌های مرتبط مؤثر بر آن بگیرید.
علیرضا حسینی، مدیر ارشد اسکوپ
ایجاد گردش کار
گیر کردن داده های یکسان در پرونده ها یا بخش های مختلف یک کابوس برای هر کسی است که پیش بینی می کند.
به همین دلیل سعی کنید یک گردش کار پیش بینی ایجاد کنید. این به معنای دنباله ای از مراحل برای ایجاد یک پیش بینی دقیق هزینه است.
شما همچنین باید با تیم و سهامداران خود همکاری کنید تا آن را به نتیجه برسانید. پس از همه، آنها داده های ضروری برای محاسبات شما دارند.
بدون یک گردش کار مناسب، هرج و مرج سازمانی، فرآیند پیش‌بینی بسیار طولانی‌تر و ناکارآمد را به خطر می‌اندازید.
آنها را می توان در یک سیستم ساختمانی مانند اسکوپ ساخت، اما می توانید از روش های سنتی تری نیز استفاده کنید.
چگونه پیش بینی خود را بهبود بخشید؟
1) خیلی خوشبین نباشید!
یک پروژه با کیفیت تحویل سریع و با هزینه کم، رویای هر کسب و کار ساختمانی.
بسیاری از پیش بینی ها تسلیم این وسوسه می شوند و پیش بینی هایی می سازند که روی کاغذ فوق العاده به نظر می رسند اما شانس واقعی ندارند.
به همین دلیل سعی کنید حداقل دو پیش بینی ایجاد کنید. یکی خوش بین و دیگری محافظه کارتر (با شرایط خارجی کمتر مساعد).
ممکن است ایجاد بیش از یک پیش بینی دلسرد کننده باشد. زمان و تلاش بیشتری می طلبد. همچنین، این امر خلاف شهود است زیرا مغز ما یقین و دقت را دوست دارد.
اما، ایجاد بیش از یک پیش بینی مزایای بسیار بیشتری نسبت به معایب دارد:
- باعث می شود نسبت به پیشرفت پروژه احساس امنیت بیشتری داشته باشید.
- در تصمیم گیری های استراتژیک کمک می کند.
- بسیاری از عدم قطعیت ها را در فرآیند تحویل از بین می برد.
2) مشتری خود را درک کنید.
موفقیت پیش بینی شما به شدت به عوامل خارجی بستگی دارد. یکی از آنها مشتری شماست.
مشتریان شما مستقیماً در فرآیند پیش بینی درگیر نیستند، بلکه در بودجه و درآمد نقش دارند.
به همین دلیل است که قبل از شروع محاسبات، سعی کنید مشتری خود را بهتر درک کنید:
- چه چیزی برای مشتری شما مهم است (وظایف، کیفیت، ضرب الاجل ها)؟
- مشتری شما چه نتایج ممکنی را انتظار دارد؟
- چگونه انتظارات و هزینه ها را مدیریت می کنید؟
- مشتری شما چگونه می خواهد پیشرفت پروژه را پیگیری کند؟
- آیا روندهای فعلی در بخش شما بر تصمیمات مشتری تأثیر می گذارد؟
با در نظر گرفتن تمام این جنبه ها، شانس بیشتری برای ارائه پروژه ای دارید که مطابق با همه انتظارات باشد.
3) اطلاعات بیشتری در مورد پیش بینی پروژه بدست آورید.
آیا پیش بینی ساخت و ساز هنوز برای شما غریبه است؟ لازم نیست که باشد.
این یک فرآیند پیچیده است، اما هنگامی که دانش را به دست آورید، با هر تجزیه و تحلیل جدید آسان تر خواهد بود.
خوشبختانه در اینترنت، امکانات زیادی برای بهبود مهارت های پیش بینی شما وجود دارد.
به عنوان مثال، در پلتفرم Udemy، دوره ای به نام پیش بینی جریان نقدی پروژه ساخت و ساز وجود دارد که آموزش می دهد:
- مبانی پیش بینی جریان نقدی
- جریان نقدی منفی چیست و چگونه می توان آن را به حداقل رساند؟
- چگونه کار، زمان و هزینه های خود را برآورد کنید؟
- مفهوم ارزش زمانی پول، نحوه استفاده از آن برای بهبود پیش بینی های خود
- چگونه اولین پیش بینی جریان نقدی خود را ایجاد کنید؟
دسترسی 19,90 دلار است، اما این پلت فرم اغلب تخفیف یا پیشنهادات محدود همراه با دوره های رایگان ارائه می دهد.
4) روی یک پشتیبانی حرفه ای سرمایه گذاری کنید.
آیا در پروژه خود نگران پول نقد بودید؟ شب بیدار و دراز می کشید و تجزیه و تحلیل می کنید که چقدر پول از شما می گیرد؟
پیش بینی شبانه برای شما و کسب و کارتان وحشتناک است.
اگر احساس می کنید به دیوار آجری برخورد کرده اید و کاملاً در محاسبات خود گم شده اید، همیشه می توانید روی پشتیبانی حرفه ای سرمایه گذاری کنید.
بسیاری از متخصصان پیش‌بینی مالی می‌توانند شما را در این فرآیند راهنمایی کنند و قدم به قدم نحوه بهبود را به شما نشان دهند.
مطمئناً هزینه کمی خواهد داشت، اما هنگامی که مسدود کننده های خود را حل کنید، با هر پیش بینی جدید آسان تر خواهد شد. و بدون نگرانی در مورد پرداخت دیگری، می توانید با آرامش بخوابید.
سوالات متداول
مزایای پیش بینی ساخت و ساز چیست؟
پیش بینی هزینه که به درستی تهیه شده است مزایای بسیاری دارد:
- شانس بالاتری برای تحویل پروژه در چارچوب بودجه و برنامه
- افزایش همکاری بین بخش های شرکت
- شناخت بهتر از کسب و کار شما
- نقشه راه برای برنامه ریزی مالی بیشتر
- قضاوت بهتر در مورد ضرب الاجل ها و تصمیمات استراتژیک یک پروژه
- مبنایی برای مدیریت جریان نقدی
مهمترین قانون پیش بینی در مدیریت ساخت چیست؟
مهمترین قانون در هر نوع پیش بینی: محاسبات شما همیشه اشتباه خواهد بود. اما این کاملا طبیعی است زیرا شما نمی توانید همه چیز را کنترل کنید.
هدف آن نشان دادن مسیر پروژه ممکن است، همراه با نتایج مورد انتظار و پیش‌بینی‌هایی در مورد مقدار پول نقد (یا سایر منابع) که ممکن است به آن نیاز داشته باشد.
بر اساس این دانش، شما می توانید استراتژی خود را برای مدیریت بودجه خود و به دست آوردن سطح مورد انتظار بودجه تطبیق دهید.
پیش بینی جریان نقدینگی چیست؟
پیش‌بینی جریان نقدی پیش‌بینی می‌کند که در یک دوره خاص چقدر پول وارد و خارج می‌شود. این به ایجاد تعادل نقدی کمک می کند و امنیت مالی شرکت را در دراز مدت تضمین می کند.
همچنین، پیش‌بینی جریان نقدی در تصمیم‌گیری برای پروژه‌ها و سرمایه‌گذاری‌های آتی بسیار مفید است.