پروژه ها به منابع زیادی نیاز دارند. همه چیز از افرادی که با آنها کار می کنید و تجهیزاتی که استفاده می کنند گرفته تا مواد و سایر لوازم مورد نیاز شما و حتی سایتی که در آن کار می کنید در زیر چتر تخصیص منابع پروژه قرار می گیرند. بیایید بررسی کنیم که تخصیص منابع چیست، چرا برای مدیریت پروژه بسیار مهم است و از چه ابزارهایی می توانید برای تخصیص بهتر منابع پروژه خود استفاده کنید.
تخصیص منابع در مدیریت پروژه چیست؟
تخصیص منابع فرآیند زمان‌بندی منابعی مانند نیروی کار، مواد یا تجهیزات برای تکمیل وظایف پروژه است. تخصیص منابع مرحله ای از مدیریت منابع پروژه است که شامل برآورد منابع، تهیه منابع، تخصیص منابع و ردیابی منابع تا زمان تکمیل پروژه است.
چرا تخصیص منابع مهم است؟
هر چقدر که تخصیص صحیح منابع در طول چرخه عمر پروژه دشوار باشد، بخش اساسی هر برنامه مدیریت پروژه کامل است و باید در مرحله برنامه ریزی یک پروژه انجام شود. با دستیابی به بهترین نتیجه و ارائه هزینه ها را پایین نگه می دارد، بهره وری را به حداکثر می رساند و همچنین به روحیه تیم کمک می کند.
فرآیند تخصیص منابع: نحوه تخصیص منابع پروژه
تخصیص منابع طرحی است که شما با هدف استفاده حداکثری از منابع موجود در یک پروژه توسعه می دهید که آن را به یک فعالیت برنامه ریزی منابع حیاتی تبدیل می کند. این بیشتر یک برنامه کوتاه مدت است که برای دستیابی به اهداف در آینده تنظیم شده است.
این به نظر چالش برانگیز است، اما نگران نباشید، ما اینجا هستیم تا کمک کنیم. در زیر چند نکته کلی برای کمک به شما در تخصیص منابع هنگام مدیریت یک پروژه آورده شده است.
- محدوده پروژه خود را تعریف کنید.
قبل از اینکه بتوانید منابع خود را تخصیص یا مدیریت کنید، باید محدوده پروژه ای را که روی آن کار می کنید مشخص کنید. برای انجام این کار، شما باید پروژه را به تک تک وظایف و قابل تحویلی که تکمیل می شود تقسیم کنید. هنگامی که این کار را انجام دادید، می توانید تصمیم درستی در مورد منابع مورد نیاز خود و تعداد آنها برای تکمیل پروژه بگیرید.
هرچه محدوده پروژه واضح تر باشد، بهتر می توانید نحوه تخصیص منابع خود را بفهمید. قبل از تخمین منابع خود، برای تجسم تمام وظایف پروژه با استفاده از ساختار شکست کار یا سایر ابزارهای برنامه ریزی پروژه، برای به دست آوردن تصویر کامل از پروژه وقت بگذارید.
- برآورد کنید که چه منابع پروژه مورد نیاز خواهد بود.
هنگامی که محدوده پروژه خود را مشخص کردید، می توانید به مرحله برنامه ریزی منابع بروید، یعنی زمانی که باید برآورد کنید چه منابعی از جمله افراد، تجهیزات، مواد و هر چیز دیگری که برای تکمیل وظایف پروژه خود نیاز دارید، مورد نیاز است. سازمان شما برخی از این منابع را قبلاً در اختیار خواهد داشت، در حالی که برخی دیگر باید خریداری یا اجاره شوند.
قبل از اینکه بتوانید منابع را تخصیص دهید، باید آنها را داشته باشید. بنابراین، فهرستی را با استفاده از معیارهای بالا تهیه کنید و سپس مطمئن شوید که با بودجه پروژه مطابقت دارد.
هنگامی که منابع پروژه خود را به دست آوردید، باید از نرم افزار مدیریت پروژه برای برنامه ریزی نحوه تخصیص آنها استفاده کنید. به این ترتیب می توانید آنها را با برنامه پروژه خود هماهنگ کنید و آنها را در تیم خود توزیع کنید. به عنوان مثال، در اسکوپ، می توانید برنامه پروژه، تیم و منابع غیر انسانی خود را در یک مکان مدیریت کنید. برنامه خود را بر روی گانت بسازید و توزیع منابع، پیشرفت و هزینه های نیروی کار خود را در یک نرم افزار پیگیری کنید. همین امروز اسکوپ را رایگان دریافت کن.
- استفاده از منابع فعلی و در دسترس بودن منابع خود را ارزیابی کنید.
اکنون که مشخص کرده اید چه منابعی برای پروژه شما مورد نیاز است، باید مشخص کنید که کدام یک از این منابع در سازمان شما موجود است. با این حال، برخی از منابع موجود ممکن است برای پروژه‌های دیگر مورد استفاده قرار گیرند، بنابراین مهم است که نه تنها منابعی را که سازمان شما در اختیار دارد، بلکه از کدام یک از آنها در حال استفاده است، شناسایی کنید.
- یک برنامه تخصیص منابع ایجاد کنید.
اطلاعاتی را که از مراحل بالا به دست آورده اید برای تنظیم یک برنامه تخصیص منابع استفاده کنید. فهرست منابعی را که برای پروژه خود نیاز دارید و همچنین هزینه و مقدار هر کدام را مشخص کنید. وقتی کارتان تمام شد، دوباره به محدوده پروژه خود برگردید تا مطمئن شوید که برنامه شما با آن هماهنگ است.
- منابع پروژه خود را پیگیری کنید.
زمانی که شما آنقدر روی فرآیند متمرکز هستید که از برنامه تخصیص منابع برای توجه به آنچه واقعاً در حال وقوع است، سر خود را بالا ببرید، مشکل ایجاد می شود. این صرفاً ردیابی برآوردهای شما در برابر پیشرفت واقعی پروژه نیست، اگرچه این نیز مهم است.
شما باید همیشه از وضعیت منابع خود آگاه باشید. به عنوان مثال، برنامه تیم شما چگونه است، آیا زمان تعطیلات را می گذرانند، آیا بیمار هستند و غیره؟ همچنین مدت اجاره سایت یا تجهیزات چقدر است؟ اینها سوالات مهمی هستند که هنگام برنامه ریزی منابع باید پرسید.
به دلیل دید تونلی اجازه ندهید هیچ یک از این جزئیات از شما عبور کند. به کل پروژه نگاه کنید، نه فقط به قطعات مختلف.
- از گزارش های تخصیص منابع استفاده کنید.
اگر ندانید منابع شما کجا تخصیص داده شده است، می توانید دوباره تخصیص دهید. ممکن است آنها را به خوبی برنامه ریزی کرده باشید، اما تغییر در پروژه ها اتفاق می افتد. چگونه می توانید بگویید در مقایسه با برنامه های شما چه اتفاقی در زمین می افتد؟ گزارش های پروژه
شما می توانید انواع گزارش ها را ایجاد کنید تا تصویر کاملی از پروژه و نحوه پیشرفت آن به شما ارائه دهد که به شما کمک می کند منابع خود را متعادل کنید. به عنوان مثال، گزارش‌های منابع به شما یک نمای کلی از حجم کاری تیم شما و اینکه آیا آنها بیش از حد کار کرده‌اند یا بی‌کار هستند، ارائه می‌دهد.
گزارش‌های وظیفه شما را به‌روز نگه می‌دارند و گزارش‌های واریانس به شما کمک می‌کنند تعیین کنید که آیا پروژه طبق برنامه‌ریزی پیش می‌رود یا خیر. دومی اطلاعات حیاتی به شما می دهد، مانند اینکه آیا از برنامه عقب مانده اید و باید کار را مجدداً توزیع کنید تا به مسیر خود بازگردید.
الگوی برنامه ریزی منابع
اکنون برای کمک به مدیریت تخصیص منابع خود آماده ایجاد یک برنامه منابع هستید. الگوی رایگان برنامه‌ریزی منابع ما برای اکسل تمام منابعی را که برای پروژه نیاز دارید، هزینه هر کدام و نمودار ماهانه، هفتگی یا روزانه زمانی که به آنها نیاز دارید فهرست می‌کند.
روش های تخصیص منابع
روش تخصیص منابع خاص که سازمان شما اجرا می کند به صنعت شما و ماهیت نحوه مدیریت منابع بستگی دارد. به عنوان مثال، شرکت های تولیدی ممکن است بر مواد خام و تجهیزات تمرکز کنند در حالی که یک شرکت خدمات حرفه ای ممکن است بر استفاده تیمی و منابع مالی تمرکز کند.
صرف نظر از این، مهم است که تخصیص منابع را با ذینفعان درگیر متعادل کنید. این می تواند شامل تیم ها، بخش ها، مشتریان، سهامداران و سایر ذینفعان باشد. ما برخی از روش‌های تخصیص منابع را که معمولاً مورد استفاده قرار می‌گیرند را برای شما شرح داده‌ایم.
- روش مسیر بحرانی: در مدیریت پروژه، طولانی ترین زنجیره وظایف وابسته به عنوان مسیر بحرانی شناخته می شود. CPM با ترسیم یک اولویت ساده برای تکمیل کار قبل از شروع پروژه، به استفاده از منابع تا حد امکان کمک می کند. با این حال، یک انتقاد این است که این روش اجازه چندوظیفه ای را نمی دهد.
- سطح‌سازی منابع: برای پیاده‌سازی سطح‌سازی منابع، با نگاه کردن به ظرفیت تیم خود شروع کنید تا مشخص کنید آنها چقدر کار می‌توانند انجام دهند. این را با تقاضا مقایسه کنید. اگر منابع با تقاضا همسو نیستند، وظایف را مطابق با آن زمان بندی مجدد کنید.
- هموارسازی منابع: هدف هموارسازی منابع کاهش تقاضا در حین اجرای پروژه در بازه زمانی ایده آل است. در طول این روش، مدیر پروژه تنظیماتی را برای زمان‌بندی و تخصیص منابع انجام می‌دهد. به عنوان مثال، اگر در زمان تنگنا هستید، ممکن است فرد با تجربه تری را به خدمت بگیرید که بتواند کار را سریعتر به پایان برساند.
ابزارهای تخصیص منابع
اکنون که چند روش محبوب تخصیص منابع را توضیح دادیم، اجازه دهید برخی از ابزارهایی را که مدیران پروژه می توانند در این مسیر استفاده کنند، بررسی می کنیم.
- نمودار گانت: نمودارهای گانت راه آسانی را برای ترسیم وظایف پروژه مورد نیاز و توجه به وابستگی ها ارائه می دهد. شما قادر خواهید بود منابع خود را در یک جدول زمانی پروژه ببینید و تخصیص دهید، بنابراین می دانید دقیقا چه زمانی به هر منبع نیاز دارید. هنگامی که وظایف خود را شناسایی کردید، می توانید آنها را در نمودار گانت تعیین کنید و ببینید که هر یک از اعضای تیم چه مدت زمانی را برای هر کار صرف کرده است.
- ماتریس تخصیص منابع: ماتریس تخصیص منابع مروری بر منابع مورد نیاز پروژه است. این به شناسایی هر گونه تنگنا یا عدم تعادل بالقوه کمک می کند. به طور معمول، ماتریس شامل نام و نقش هر یک از اعضای تیم، در دسترس بودن آنها، و مهارت ها و وظایف آنها در پروژه است. به عنوان یک نمایش بصری از منابع شما که در برابر وظایف و فعالیت های پروژه نقشه برداری شده اند عمل می کند.
- ساختار تفکیک منابع: این ابزار تخصیص منابع، نمودار سلسله مراتبی از منابع مورد نیاز برای اجرای پروژه شما است و شامل همه چیز است، از افراد مورد نیاز برای پروژه گرفته تا آنچه که پول خود را صرف آن خواهید کرد. RBS می تواند شامل مواد، تجهیزات، افراد، ابزارهای مدیریت پروژه و موارد دیگر باشد.
- نمودارهای حجم کار: این نمودارها به صورت بصری تخصیص منابع شما را برای تیم پروژه، بخش یا کل شرکت نشان می دهند. می‌توانید ببینید چند ساعت به هر فرد اختصاص داده شده است و تنظیماتی را انجام دهید تا مطمئن شوید که تیم شما با ظرفیت کار می‌کند. از آن برای تعیین سریع نحوه هماهنگی مدیریت منابع انسانی با تخصیص منابع برنامه ریزی شده استفاده کنید.
مثال تخصیص منابع
فرض کنید شما مدیر یک سازمان فناوری اطلاعات هستید و وظیفه دارید یک معمار را برای یک پروژه آینده استخدام کنید. شما اهمیت یک موقعیت معمار را برای موفقیت کلی پروژه می دانید، اما می دانید که آنها معمولاً استخدام گرانی هستند.
باید در نظر بگیرید که آیا استخدام یک معمار برای یک پروژه خاص منطقی تر است یا می خواهید او را به چندین پروژه اختصاص دهید. شما می توانید از ابزارهای تخصیص منابع برای تعیین اینکه چه چیزی برای سازمان شما سودمندتر است، استفاده کنید.
نکات تخصیص منابع
حتی اگر ممکن است هنگام مدیریت منابع نقاط کوری وجود داشته باشد، نکاتی وجود دارد که باید به خاطر داشته باشید تا به شما کمک کند تا منابع را به طور موثر تخصیص دهید.
- وابستگی منابع خود را بشناسید.
با برنامه ریزی از قبل، می توانید از تنگناهایی که منابع شما را در زمانی که بیشترین نیاز را در طول اجرای پروژه به آنها نیاز دارید، به دام می اندازند، جلوگیری کنید. برنامه ریزی همچنین به شما کمک می کند تا از کمبود منابع خود جلوگیری کنید. این بدان معنا نیست که شما با تنگنا یا کمبود منابع مواجه نخواهید شد، اما اگر وابستگی منابع خود را بدانید احتمال آن کمتر است.
بخشی از برنامه ریزی برای وابستگی ها داشتن یک برنامه اضطراری در صورت مسدود شدن اعضای تیم یا کمبود منابع مورد نیاز است. از وابستگی بیش از حد برنامه های خود به یک منبع جلوگیری کنید تا از بروز مشکل جلوگیری کنید.
- آهنگ زمان
شما همیشه می خواهید به دقت مراقب زمان، نحوه کار تیم خود و اینکه آیا آنها کارآمد هستند یا خیر. این وظیفه شماست که مطمئن شوید کاری که در یک روز انجام می شود یک هفته طول نمی کشد. راه هایی برای بهبود ردیابی زمان وجود دارد.
برای انجام این کار، باید حجم کاری تیم خود را پیگیری کنید. این به ابزارهای مناسب نیاز دارد تا داده‌های جمع‌آوری‌شده در یک صفحه را در زمان واقعی به شما ارائه دهد، جایی که بتوانید در صورت نیاز آن را ببینید و برنامه‌ریزی کنید.
- از ابزارهای تخصیص منابع استفاده کنید.
نرم افزار مدیریت پروژه، مانند اسکوپ، یک دارایی عالی برای مدیریت بهره وری بیشتر منابع شماست. با یک ابزار آنلاین، داده های پروژه را فوراً به روز می کنید.
می‌توانید ببینید منابع شما در تقویمی که دارای کد رنگی است به کجا اختصاص می‌یابد تا متوجه شوید که آیا در حال انجام یا خارج از کار، در تعطیلات یا مریض هستند. برنامه ریزی مجدد برای کمک به یکی از اعضای تیمی که از آنها سبقت گرفته شده است، یک کلیک ساده روی صفحه کلید است.
الگوهای تخصیص منابع رایگان
تخصیص منابع به داده های دقیق و به موقع نیاز دارد تا از تنگناهایی که می توانند پروژه شما را کند کنند جلوگیری شود. نرم افزار مدیریت پروژه کارآمدترین راه برای مدیریت منابع شماست، اما اگر ابزار مدیریت منابع آنلاین ندارید، قالب هایی وجود دارد که می توانند به شما کمک کنند. اسکوپ دارای الگوهای مدیریت پروژه رایگان برای هر مرحله از پروژه شما است، از جمله الگوهایی برای کمک به تخصیص منابع.
قالب جمع آوری نیازمندی ها
قبل از اینکه بتوانید منابع خود را تخصیص دهید، باید بدانید چه چیزی مورد نیاز است. الگوی رایگان جمع آوری نیازمندی ها برای Word به عنوان وسیله ای برای ارتباط بین سهامداران و تیم پروژه عمل می کند. این تضمین می کند که محصولات با کیفیت مطابق با مشخصات هستند.
قالب ماتریس RACI
همچنین باید منابع خود را سازماندهی کنید تا بتوانید آنها را به درستی تخصیص دهید. قالب رایگان ماتریس RACI ما برای اکسل مکانی است که می توانید نقش ها و مسئولیت های اعضای تیم را تعریف کنید. RACI مخفف عبارت مسئولیت پذیر، پاسخگو، مشورت شده و مطلع است و الگوی رایگان به شما کمک می کند تا همه افراد درگیر در پروژه را در یکی از این ربع ها قرار دهید.
نحوه تخصیص منابع با اسکوپ
اسکوپ نرم افزار مدیریت پروژه ساخت و ساز با ابزارهای متعدد است که به مدیران پروژه اجازه می دهد منابع پروژه را تخصیص دهند، استفاده و در دسترس بودن را پیگیری کنند، هزینه ها را کنترل کنند و موفقیت پروژه را ارائه دهند. صرف نظر از اینکه چگونه ترجیح می دهید منابع خود را مدیریت و زمان بندی کنید، اسکوپ ابزارهایی برای کمک به شما در هر مرحله از راه دارد. در اینجا برخی از محبوب ترین ویژگی های مدیریت منابع ما آورده شده است.
برنامه ریزی منابع با ابزارهای برنامه ریزی متعدد
ابزارهایی مانند نمودار گانت، تابلوهای کانبان، لیست وظایف و تقویم پروژه به شما امکان می دهند منابع را به روش های مختلف تخصیص دهید. از نمودارهای گانت آنلاین برای ایجاد جدول زمانی پروژه های تعاملی استفاده کنید که به شما امکان می دهد به راحتی منابع مورد نیاز را برای هر کار پروژه اختصاص دهید یا لیست کارهایی را ایجاد کنید که ادامه مسیر را آسان می کند. علاوه بر این، نمودارهای حجم کاری اسکوپ به شما کمک می کند تا در یک نگاه بر حجم کاری هر یک از اعضای تیم برنامه ریزی و نظارت کنید تا بتوانید تیم خود را با ظرفیت کار کنید.
ردیابی هزینه ها با داشبورد و جدول زمانی پروژه
هنگامی که منابع پروژه خود را تخصیص دادید، باید هزینه های آنها را پیگیری کنید تا مطمئن شوید که به بودجه خود پایبند هستید. داشبوردهای بلادرنگ اسکوپ نظارت بر هزینه ها، جدول زمانی و پیشرفت را آسان می کند تا هیچ چیز نادیده گرفته نشود. از داشبورد برای به‌روزرسانی‌های به‌موقع استفاده کنید و قبل از فاجعه مشکلات را حل کنید. علاوه بر این، می توانید از جدول زمانی پروژه ما برای کمک به پیگیری هزینه های نیروی کار استفاده کنید.
مطالب مرتبط
اگر هنوز به مدیریت منابع ساخت و ساز علاقه دارید، به جای درستی آمده اید. اسکوپ فقط یک نرم افزار برتر نیست، بلکه یک مرکز آنلاین برای مدیریت پروژه است. در اینجا نمونه ای از آن محتوا در ارتباط با موضوع ما است.
- مدیریت منابع: فرآیند، ابزار و تکنیک ها
- پیش بینی منابع در مدیریت پروژه
اگر به دنبال ابزاری برای مدیریت پروژه هستید که بتواند به شما در اجرای این نکات و مدیریت صحیح منابعتان کمک کند، دیگر به دنبال آن نباشید. اسکوپ تمام ویژگی های ذکر شده در بالا را برای کمک به مدیریت منابع خود دارد و این نرم افزار آنلاین است، به این معنی که اطلاعاتی که با آن کار می کنید در زمان واقعی است. ببینید که چگونه می تواند با استفاده از این دمو 30 روزه رایگان امروز به شما کمک کند!