مدیریت پروژه های ساختمانی، هنر برنامه ریزی، مدیریت و اجرای پروژه های ساختمانی است. این پروژه ها نیازمند دانش در زمینه های مختلف از مالی و حقوقی گرفته تا تجارت و مدیریت هستند. علاوه بر این، تعداد زیادی از وظایف چالش برانگیز وجود دارد که مستعد تغییرات لحظه آخری هستند.
با توجه به این موضوع، برای مدیران پروژه ضروری است که یک برنامه مدیریت ساخت و ساز دقیق و ساختار یافته را مستند کنند. هنگامی که هر جنبه و ویژگی پروژه ساختمانی ثبت می شود، مدیران را برای نظارت و تکمیل پروژه ها در زمان و بودجه تسهیل می کند.
این وبلاگ راهنمای کاملی در مورد نحوه مستندسازی و تعریف یک برنامه مدیریت ساخت و ساز موثر است.
طرح مدیریت ساخت و ساز چیست؟
برنامه مدیریت ساخت و ساز سندی است که مستلزم اطلاعات دقیق در مورد مکانیسم ها، ابزارها، منابع و انتقال دانش لازم برای ارائه پروژه های ساختمانی پیچیده است. این طرح مدیران پروژه را قادر می‌سازد تا امکان‌سنجی پروژه را تعیین کنند و زمان‌بندی منابعی را توسعه دهند که با اهداف و مقاصد هماهنگ باشد. همچنین برنامه ریزی و مدیریت کارآمد منابع پروژه را تسهیل می کند.
برنامه های مدیریت ساخت و ساز، شکاف ارتباطی بین تیم های بین رشته ای را که قبل از شروع پروژه ها حیاتی است، پر می کند.
با یک نرم افزار و برنامه سازمان یافته، مدیران می توانند پاسخگو باشند و اطمینان حاصل کنند که نیروی کار نسبت به انجام به موقع و با کیفیت کار ساخت و ساز متعهد است.
به طور کلی، این مطلب راهنمای مدیران پروژه است که می تواند به آنها در مدیریت پروژه های ساختمانی برای موفقیت کمک کند.
بیشتر بخوانید: راهنمای جامع نرم افزار کنترل پروژه‌های ساختمانی
چه چیزی در برنامه مدیریت ساخت و ساز قرار می گیرد؟
محدوده پروژه را تعریف کنید.
محدوده پروژه شامل اهداف و مقاصد پروژه، محصولات قابل تحویل، ویژگی ها، امور مالی، وظایف و مهلت های پروژه می باشد. تعریف این متغیرها پایه و اساس برنامه مدیریت ساخت و ساز شما را می سازد.
زمانی که مدیران مستندات دقیقی از هر ویژگی پروژه داشته باشند، برنامه ریزی پروژه های ساختمانی و تخصیص وظایف با دقت امکان پذیر می شود.
برنامه ریزی ظرفیت منابع
پس از تعیین محدوده پروژه، برنامه مدیریت ساخت و ساز باید یک برنامه زمان بندی منابع آماده داشته باشد. ایجاد تیم مناسب برای انجام وظایف مختلف برای شروع پروژه ساخت و ساز بسیار مهم است.
بنابراین مدیران باید نیروی کار مناسب را جمع آوری کنند و وظایف مناسب را به آنها اختصاص دهند تا از هر گونه تنگنای احتمالی در آینده جلوگیری کنند. برنامه ریزی ظرفیت قبل از اجرای پروژه نیز دریچه کافی را در اختیار مدیر قرار می دهد تا منابع را به خوبی از قبل جذب کند و تاخیرها را حذف کند.
بیشتر بخوانید: 4 اصل مدیریت پروژه که باید در پروژه ساخت و ساز بعدی خود اعمال کنید.
طراحی فاز و بودجه بندی
طرح کلی پروژه باید به فازهای کوچک یا پروژه های کوچک تقسیم شود. این به تصمیم گیرندگان این امکان را می دهد تا پیشرفت را در هر مرحله به راحتی دنبال کنند. به‌علاوه، طراحی هر فاز، بودجه‌بندی دقیق را تسهیل می‌کند، زیرا شیوه‌ها و روش‌های مدیریتی که باید به کار گرفته شوند به صراحت توضیح داده می‌شوند.
طراحی فاز و بودجه بندی برای به دست آوردن تخمینی از کل درآمدی که ایجاد خواهد شد، حیاتی است. همچنین مدیران را برای ارزیابی امکان سنجی پروژه تسهیل می کند.
بیان وابستگی های متقابل
بیان وظایف و وابستگی متقابل آنها به سایر بخش ها در پروژه های ساختمانی ضروری است. به این دلیل که پروژه های ساختمانی با تیم های متقابل کار می کنند و برای موفقیت پروژه هماهنگی بین هر تیم لازم است.
بنابراین طرح ایجاد شده توسط مدیر پروژه به آنها کمک می کند تا بر برنامه ریزی ساخت و ساز نظارت کنند و اطمینان حاصل کنند که پروژه ها به موقع تکمیل می شوند.
اینها ملزومات یک برنامه مدیریت پروژه ساختمانی هستند. البته، مدیران می توانند بر اساس پروژه ها و نیازهای خود، طرح را پیکربندی کنند.
اکنون اجازه دهید مراحلی را که به شما در ایجاد یک برنامه مدیریت ساخت و ساز مؤثر و سیستماتیک کمک می کند، درک کنیم.
مراحل برنامه ریزی پروژه ساخت و ساز
محدوده را مستند کنید.
یک محدوده قابل درک، مقصد و هدف پروژه ساخت و ساز را از نظر ارزش و مزایای آن مشخص می کند. این مجموعه ای از انتظارات و ورودی های ذینفعان و مشتری است. پس از تجزیه و تحلیل دقیق هر ورودی، یک برنامه زمان بندی برای ساخت و ساز ایجاد می شود.
علاوه بر این، محدوده پروژه نقش ها و مسئولیت های هر یک از اعضای تیم را به تفصیل توضیح می دهد. همچنین شامل چارچوب زمانی پروژه، مالی، روش ها و تکنیک هایی است که باید به کار گرفته شوند. علاوه بر این، شامل عواملی است که ممکن است بر پیشرفت پروژه تأثیر منفی بگذارد.
به طور خلاصه، محدوده پروژه یک نمای کلی از تمام ویژگی های پروژه است. بنابراین، مستندسازی محدوده، مهمترین مرحله در هنگام ترسیم طرح است.
ترسیم یک ساختار شکست کار (WBS)
ساختار شکست کار (WBS)، همانطور که از نام آن پیداست، تجزیه یا دوشاخه‌سازی پروژه‌ها به وظایف کوچک‌تر مبتنی بر تحویل است. ترسیم یک WBS به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا پروژه‌ها را به بخش‌های قابل مدیریت دسته‌بندی کنند.
آنها می توانند به راحتی کار مناسب را به منبع مناسب برنامه ریزی و تخصیص دهند. یکی از مزایای اصلی طراحی WBS این است که کارایی مدیریت وظایف را افزایش می دهد و به مدیران کمک می کند تا از تخصیص یکنواخت حجم کار اطمینان حاصل کنند. بنابراین، WBS برای کمک به مدیران پروژه برای پیگیری پیشرفت پروژه در هر مرحله ضروری است. این به آنها کمک می کند تا اقدامات اصلاحی را در صورت وجود اختلاف اجرا کنند.
بیشتر بخوانید: WBS و مدیریت پروژه‌های ساختمانی
امکان سنجی
یک پروژه ساختمانی به عوامل محیطی، اجتماعی و مالی بستگی دارد. تغییر حتی در یکی از این موارد می تواند بر پیشرفت پروژه تأثیر بگذارد. قبل از شروع اجرا، مدیران پروژه باید هر عامل را به دقت ارزیابی کنند. آنها همچنین باید تجزیه و تحلیل کنند که آیا پروژه مستعد خطرات زیست محیطی است یا اینکه آیا پروژه به اندازه کافی سودآور خواهد بود.
این ارزیابی دقیق، مطالعه امکان سنجی را تشکیل می دهد. قبل از سرمایه گذاری منابع، زمان آنها و هزینه های پروژه، انجام مطالعات امکان سنجی برای اطمینان از موفقیت پروژه ضروری است.
تحلیل هزینه و زمان
پروژه های ساختمانی بزرگ هر ساعت هزاران دلار برای شرکت شما هزینه دارد. یک تاخیر جزئی در جدول زمانی می تواند به سودآوری سازمان شما آسیب برساند. مدیران می توانند با اجرای یک تحلیل هزینه و زمان گسترده از وقوع این عقب ماندگی ها جلوگیری کنند. این تنها زمانی امکان پذیر است که آنها دید متمرکزی از وظایف پروژه و منابع رزرو شده برای تکمیل آنها داشته باشند.
با یک دیدگاه واحد، مدیران پروژه می توانند هزینه های منابع و تجهیزات را محاسبه کنند که به آنها کمک می کند تا درآمد کل تقریبی را محاسبه کنند. بنابراین تجزیه و تحلیل هزینه و زمان برای اطمینان از اینکه پروژه ها در زمان و بودجه تحویل می شوند بسیار مهم است. توجه داشته باشید که هنگام تجزیه و تحلیل جدول زمانی، مرخصی کارکنان، تعطیلات و زمان بافر باید در نظر گرفته شود.
بیشتر بخوانید: ادعاهای تاخیر در ساخت و ساز
کنترل کیفیت و مدیریت ریسک
ذینفعان و مشتریان باید با کیفیت پروژه ای که می خواهند مشخص باشند. این کیفیت از نظر مواد و خروجی نهایی مشخص می شود. مسئولیت اطمینان از حفظ این کیفیت در طول چرخه عمر پروژه بر عهده مدیران پروژه است.
مهمتر از آن، زمانی که با پروژه های ساختمانی سروکار دارید، باید یک برنامه مدیریت ریسک وجود داشته باشد. این به این دلیل است که این پروژه ها نه تنها مستعد افزایش زمان و هزینه هستند، بلکه خطرات ایمنی را نیز به همراه دارند. بنابراین یک برنامه مدیریت ساخت و ساز باید دارای یک برنامه اضطراری و ممیزی کنترل کیفیت باشد.
مستندسازی طرح ارتباطی
هنگامی که یک پروژه بر روی بخش های متقابل محوری قرار می گیرد، ارتباطات و هماهنگی شفاف برای اطمینان از عملکرد روان ضروری است.
نقش مدیر پروژه این است که کانال های همکاری را از قبل مستند کند تا مطمئن شود هیچ بخش یا تیمی از حلقه خارج نمی شود.
اگر یک تیم با چالشی روبرو شود، می‌تواند با سایر بخش‌هایی که به آنها وابسته هستند ارتباط برقرار کرده و اطلاع دهد. به این ترتیب می توان به موقع گام های درمانی برای جلوگیری از تاخیر و موانع بیشتر برداشت.
اینها مراحلی هستند که باید برای مستندسازی یک برنامه مدیریت ساخت و ساز سیستماتیک و سازمان یافته دنبال شوند.
در خاتمه نکات و تاکتیک هایی برای مدیران پروژه برای برنامه ریزی موثر پروژه های ساختمانی ذکر شده است.
بیشتر بخوانید: 5 فاز ساخت و ساز (شامل الگوها)
نتیجه گیری
نکاتی برای برنامه ریزی پروژه های ساختمانی
پروژه های صنعت ساخت و ساز نیازمند یک برنامه ریزی دقیق هستند تا مشخص شود که هیچ عامل یا ویژگی نادیده گرفته نشده است. تغییر در یک عامل می تواند باعث ایجاد یک اثر موج دار شود که پیشرفت پروژه را محدود می کند. بنابراین، مدیران باید تلاش مجدانه ای برای توسعه این طرح داشته باشند. مؤلفه ها و مراحل ذکر شده در بالا به شما کمک می کند تا یک برنامه منظم را تدوین کنید و پروژه خود را به سمت موفقیت هدایت کنید.
در زیر چند نکته اضافی برای افزایش شکوه به طرح خود آورده شده است:
- همه کانال های ارتباطی و همکاری را باز کنید. اطمینان حاصل کنید که تمام اسناد در درایو آپلود شده اند تا از هر جایی به آنها دسترسی داشته باشید.
- از نرم افزار مدیریت منابع موثر یا مدیریت پروژه برای به دست آوردن دید 360 درجه از سازمان استفاده کنید. این به شما کمک می کند همیشه پیشرفت را دنبال کنید.
- مدیریت زمان و وظیفه دو جزء مهم برای اطمینان از سودآوری پروژه هستند. برنامه ریزی و نیروی کار هوشمندانه و کارآمد برای جلوگیری از استفاده بیش از حد از منابع و تأخیر در انجام ضرب الاجل ها.
- با سرمایه گذاری در نرم افزار ایمن و ایجاد یک نسخه پشتیبان در فواصل زمانی معین، از داده های پروژه خود محافظت کنید. از دست دادن این داده ها می تواند تأثیر فاجعه باری بر پیشرفت پروژه داشته باشد.
- هر بار برنامه خود را مرور کرده و بهبود دهید. یک طرح مدیریت ساخت و ساز همیشه در حال انجام است. بر اساس عوامل در حال تغییر، برنامه را برای افزایش کارایی به روز کنید.
- مدیران پروژه باید درس های آموخته شده از تجربیات گذشته را در ذهن داشته باشند و روند برنامه ریزی پروژه خود را بهبود بخشند.
بیشتر بخوانید: پیش ساخت چیست؟ فعالیت ها، چک لیست و موارد دیگر
برای طراحی یک برنامه مدیریت ساخت و ساز دقیق برای شرکت خود چه مراحلی را دنبال می کنید؟
راه حل: اسکوپ
اسکوپ رهبر بازار در ارائه قدرتمندترین و قابل تنظیم ترین راه حل برای مدیریت موثر و کارآمد منابع سازمانی شما است. این شرکت نرم افزار مدیریت پروژه های ساخت و ساز مستقر در تهران با بیش از 20 سال تجربه در صنعت ساخت و ساز و عمرانی، است.