تعریف اسکوپ پروژه بخش مهمی از فرآیند برنامه ریزی پروژه است. این به این دلیل است که اسکوپ پروژه، مرزهای آنچه را که بخشی از کار پروژه خواهد بود و نخواهد کرد، مشخص می کند، که هنگام تنظیم بودجه و برنامه پروژه ضروری است.
طبیعتاً، مدیریت دامنه یک حوزه مهم از مدیریت پروژه است و چیزهای زیادی برای یادگیری در مورد آن وجود دارد. اما قبل از اینکه به آن بپردازیم، اجازه دهید با تعریف اسکوپ پروژه شروع کنیم.
اسکوپ پروژه چیست؟
اسکوپ پروژه کل مقدار کاری است که برای تکمیل یک پروژه باید انجام شود. برای تعریف آن، مدیران پروژه باید پروژه را به وظایف و محصولات قابل تحویلی تقسیم کنند که برای برآورده کردن اهداف و الزامات ذینفعان اجرا می شوند و پروژه را با موفقیت تحویل می دهند.
تعریف اسکوپ پروژه بخشی جدایی ناپذیر از فرآیند برنامه ریزی پروژه است زیرا بر اساس محدوده، مدیران پروژه تیم های خود را جمع می کنند، برآورد می کنند که چه منابع پروژه مورد نیاز است و تعیین می کنند که برنامه، برنامه و بودجه پروژه چه خواهد بود.
مدیریت اسکوپ پروژه چیست؟
مدیریت اسکوپ پروژه فرآیند ردیابی محدوده پروژه پس از شروع آن است تا اطمینان حاصل شود که خارج از کنترل رشد نمی کند. مهم است که هیچ کار اضافی یا هزینه اضافی بدون نظارت مدیر پروژه به اسکوپ پروژه اضافه نشود. اگر اسکوپ پروژه در مرحله اجرای پروژه تغییر کند، طرح، برنامه و بودجه پروژه که در ابتدا تعریف شده بود با محدوده مطابقت نخواهد داشت و باعث تاخیر و هزینه اضافی پروژه می شود. این به عنوان خزش دامنه شناخته می شود و ممکن است باعث شکست پروژه ها شود.
با این حال، زمانی که ذینفعان یا اعضای تیم پروژه از یک درخواست تغییر رسمی که مورد توافق هر دو طرف است استفاده می کنند، دامنه یک پروژه می تواند با خیال راحت گسترش یابد. این به مدیران پروژه اجازه می دهد تا زمان و منابع بیشتری بخواهند و برنامه و بودجه پروژه را بر اساس آن تنظیم کنند.
برای کنترل دامنه پروژه، مدیران پروژه دو سند اصلی مدیریت محدوده پروژه ایجاد می کنند: یک بیانیه محدوده و یک برنامه مدیریت اسکوپ. این اسناد محدوده را در مرحله برنامه ریزی تعریف می کنند و قوانین و دستورالعمل هایی را برای پیگیری آن تعیین می کنند. در بخش زیر این اسناد را با عمق بیشتری بررسی خواهیم کرد.
اما قبل از انجام این کار، اجازه دهید چند توصیه متخصصانه بشنویم. در ویدیوی زیر، علیرضا حسینی، مدیر شرکت اسکوپ توضیح می دهد که محدوده یک پروژه چیست و چرا کنترل آن بسیار مهم است.
اکنون که تعریف کردیم مدیریت اسکوپ پروژه چیست، بیایید روی هر یک از مراحل مدیریت محدوده تمرکز کنیم تا این فرآیند را بهتر درک کنیم.
مراحل مدیریت اسکوپ پروژه
مدیریت دامنه به این معنی است که از همان ابتدا شما و ذینفعان یک خط ارتباطی واضح دارید. شما باید دید آنها را بشناسید تا بدانید در یک پروژه چه انتظاراتی دارند. به این ترتیب، زمانی که تغییر اتفاق می‌افتد، می‌توانید آن را برای رسیدن به اهداف پروژه هدایت کنید و در عین حال پروژه را در مسیر خود نگه دارید. اما این تازه شروع است.
برای مدیریت اسکوپ پروژه، باید پنج کار را انجام دهید:
-
اسکوپ پروژه را تعریف کنید.
تعریف اسکوپ یک پروژه شامل شناسایی کاری است که انجام می شود. برای انجام این کار، ابتدا باید اهداف اصلی پروژه را ترسیم کنید و به فعالیت های مورد نیاز برای دستیابی به آنها فکر کنید. سپس، هنگامی که ایده ای در مورد آنچه پروژه شما باید انجام دهد، دارید، می توانید از ساختار تجزیه کار برای تجزیه پروژه به مجموعه ای از وظایف استفاده کنید. ساختار شکست کار (WBS) یک ابزار برنامه ریزی است که به مدیران پروژه کمک می کند تا وظایف مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه را تجسم کنند، آنها را اولویت بندی کرده و قابل تحویل و وابستگی ها را شناسایی کنند.
هنگامی که محدوده یک پروژه مشخص شد، باید از طریق فرآیندی به نام مدیریت محدوده پروژه مدیریت شود. نرم افزار مدیریت پروژه به شما در مدیریت محدوده کمک می کند. اسکوپ، نرم‌افزار مدیریت پروژه، به شما کمک می‌کند تا یک طرح پروژه ایجاد کنید، جایی که تمام وظایف محدوده شما با افراد واگذار شده و مهلت‌های زمانی برنامه‌ریزی می‌شوند. به‌علاوه، نمودارهای گانت ما دارای نوارهای پیشرفت هستند که با تکمیل وظایف اعضای تیم، در زمان واقعی به‌روزرسانی می‌شوند، بنابراین شما نهایت شفافیت را خواهید داشت. همچنین می‌توانید برای ردیابی تلاش‌های برنامه‌ریزی‌شده در مقابل تلاش واقعی‌تان، یک خط پایه تعیین کنید تا از خزش دامنه جلوگیری کنید. امروز به صورت رایگان با اسکوپ شروع کنید.
پس از تعریف وظایف پروژه ای که اجرا می شوند، باید آنچه را که در اسکوپ پروژه شما گنجانده نمی شود، در نظر بگیرید، که به عنوان استثناء پروژه شناخته می شود. تعیین آن به اندازه تعریف محدوده مهم است. این به شما کمک می کند تا از هرگونه سوء تفاهم با سهامداران پروژه جلوگیری کنید. همچنین توجه به محدودیت‌های مهم مانند هزینه‌هایی که ممکن است بر اسکوپ پروژه تأثیر بگذارد، مهم است.
-
یک بیانیه اسکوپ پروژه بنویسید.
هنگامی که اسکوپ پروژه خود را تعریف کردید، می توانید یک بیانیه محدوده پروژه بنویسید که به عنوان سند محدوده پروژه نیز شناخته می شود، که عناصر زیر را توصیف می کند:
- اهداف و مقاصد پروژه: الزامات پروژه یا معیارهای پذیرش.
- محصولات تحویلی پروژه: نتایج وظایف پروژه.
- محرومیت ها و محدودیت های پروژه: به عنوان مدیر پروژه باید توضیح دهید که چه کاری نمی تواند انجام شود و چرا.
- مفروضات پروژه: برخی از مفروضات اولیه که تیم مدیریت پروژه قبل از اجرای کار دارد.
- نقاط عطف پروژه: این موارد، لحظات مهمی را در چرخه عمر پروژه شما نشان می دهند، مانند پایان یک فاز.
- محدوده مبنا: محدوده اصلی شما همانطور که برنامه ریزی کرده اید. خط پایه دامنه به شما امکان می دهد نتایج واقعی را با آنچه در بیانیه دامنه شما آمده است مقایسه کنید.
بیانیه محدوده همچنین یک دستورالعمل برای مدیر پروژه است. این به آنها کمک می کند تا در مورد درخواست های تغییر در طول چرخه عمر پروژه تصمیم بگیرند. تغییر بخشی اجتناب ناپذیر از هر پروژه است، صرف نظر از اینکه برنامه پروژه شما چقدر کامل است، بنابراین می خواهید احتمال تغییر را در بیانیه اسکوپ (محدوده) خود بگنجانید تا بعداً آن را بهتر مدیریت کنید.
-
یک طرح مدیریت محدوده ایجاد کنید.
طرح مدیریت محدوده سندی است که دستورالعمل ها و رویه هایی را در مورد چگونگی تعریف، ردیابی و تنظیم دامنه توصیف می کند. طرح مدیریت محدوده جزء مهمی از طرح کلی پروژه است. در حالی که روش یکسانی برای ایجاد یک برنامه مدیریت محدوده وجود ندارد، باید:
- بیانیه دامنه را درج کنید.
- ساختار تجزیه کار را که برای تعریف محدوده یا اسکوپ پروژه استفاده شده است نشان دهید.
- خط پایه دامنه را توصیف کنید.
- توضیح دهید که اعضای تیم چه کسانی هستند و نقش و مسئولیت آنها چیست.
- معیارهای پذیرش برای تحویل پروژه ها را تعیین کنید.
- نقاط عطف اصلی و مراحل پروژه را شرح دهید.
- توضیح دهید که از چه رویه های کنترل تغییر برای تغییر محدوده یا اسکوپ پروژه استفاده می شود.
-
یک Scope Baseline برای کنترل Scope تعریف کنید.
یک خط مبنا محدوده پروژه را توصیف می کند که هم توسط ذینفعان پروژه و هم توسط تیم مدیریت پروژه تایید شده است. در طول مرحله اجرای پروژه برای اطمینان از اجرای محدوده یا اسکوپ پروژه طبق برنامه ریزی استفاده می شود.
-
محدوده یا اسکوپ پروژه خود را در طول چرخه عمر پروژه نظارت و کنترل کنید.
علاوه بر ایجاد اسناد پروژه، اکثر مدیران پروژه از ابزارهای نرم افزار مدیریت پروژه مانند نمودار گانت، تابلوهای کانبان و داشبوردهای پروژه برای پیگیری محدوده پروژه خود استفاده می کنند. برای مثال، نمودارهای گانت اسکوپ به شما امکان می‌دهد یک برنامه زمان‌بندی پروژه بصری ایجاد کنید که در آن می‌توانید وظایف را اضافه کنید، وابستگی‌های آنها را پیوند دهید و تاریخ‌های سررسید را تعیین کنید.
سپس، داشبورد پروژه بلادرنگ اسکوپ به شما امکان می دهد وضعیت پروژه خود را کنترل کنید و بررسی کنید که آیا وظایف به موقع و با بودجه کمتری انجام شده است یا خیر. ما حتی داشبوردهای نمونه کارها را داریم که به شما امکان می دهد داده ها را در تمام پروژه های خود ردیابی کنید.
الگوی محدوده پروژه
تعریف محدوده یک پروژه می تواند برای مدیران پروژه جدید و باتجربه به طور یکسان چالش برانگیز باشد. به همین دلیل، ما یک الگوی محدوده پروژه رایگان برای Word ایجاد کرده ایم تا این فرآیند را تسهیل کند. برای شروع سریع آن را به صورت رایگان دانلود کنید.
چرا مدیریت محدوده پروژه مهم است؟
مدیریت محدوده یکی از حیاتی ترین حوزه های مدیریت پروژه است زیرا مدیریت محدوده پروژه به مدیریت زمان بندی و بودجه آن نیز کمک می کند. به این دلیل که مدیریت محدوده شامل دستیابی به اهداف پروژه در چارچوب زمانی و هزینه های تایید شده توسط ذینفعان است. یک فرآیند مدیریت دامنه موثر می تواند به مدیران پروژه در دستیابی به اهداف زیر کمک کند.
- ایجاد طرح های پروژه واقع بینانه
- از مسائلی مانند بیش از حد هزینه و خزش دامنه اجتناب کنید.
- انتظارات روشنی را برای ذینفعان پروژه تعیین کنید.
- اعضای تیم را با مهارت ها و صلاحیت های مناسب برای پروژه استخدام کنید.
- مهلت های پروژه را رعایت کنید.
- محصولات قابل تحویل با کیفیت بالا تولید کنید.
- رویه های مدیریت تغییر را ایجاد کنید.
نکات مدیریت محدوده یا اسکوپ پروژه
در اینجا برخی از بهترین نکات مدیریت محدوده یا اسکوپ پروژه برای مدیران پروژه آورده شده است.
با تعیین مقاصد و اهداف پروژه شروع کنید.
اهداف پروژه و مقاصد پروژه یکسان نیستند. اهداف سطح بالاتری نسبت به مقاصد دارند که مشخص تر هستند. قبل از اینکه بتوانید محدوده را تعریف کنید باید آنها را تنظیم کنید.
جمع آوری نیازمندی های پروژه
ذینفعان دارای کیفیت، مالی و انواع دیگر الزامات پروژه هستند. این الزامات به شما کمک می کند تا مشخص کنید چه چیزی می تواند و چه چیزی نمی تواند در محدوده شما گنجانده شود.
یک برنامه مدیریت منابع تهیه کنید.
بر اساس محدوده پروژه خود، باید یک برنامه مدیریت منابع ایجاد کنید که نحوه کسب، تخصیص و سطح بندی منابع را در طول پروژه راهنمایی می کند. این شامل اعضای تیم، تجهیزات و مواد است. هزینه های مربوط به این منابع پروژه را برآورد کرده و به بودجه پروژه خود اضافه کنید. این کلید برای اطمینان از اجرای محدوده پروژه شما طبق برنامه ریزی است.
یک فرآیند کنترل تغییر ایجاد کنید.
زمانی که تغییراتی مانند الزامات پروژه جدید مورد توجه قرار نگیرد، دامنه پروژه می تواند تأثیر منفی بگذارد. این به این دلیل است که آنها کار اضافی ایجاد می کنند که به حساب نمی آید. برای جلوگیری از آن، باید رویه‌های کنترلی مانند درخواست‌های تغییر را تغییر دهید تا تیم پروژه بتواند برنامه مدیریت محدوده را تنظیم کند.
نحوه مدیریت محدوده پروژه با اسکوپ
اسکوپ مجموعه ای از ابزارها برای کمک به مدیران برای ردیابی محدوده پروژه خود دارد. نرم‌افزار آنلاین ما به شما داده‌های بی‌درنگ را می‌دهد تا تصمیم‌های روشن‌تری بگیرید و با اجازه دادن به تیم‌ها برای اشتراک‌گذاری فایل‌ها، نظر دادن و موارد دیگر، همکاری را تقویت می‌کند.
ویژگی های مدیریت وظیفه برای انجام کار
اسکوپ دارای نماهای مختلفی برای کار بر روی وظایف است: نمودارهای گانت، تابلوهای کانبان و لیست وظایف. هر سه نما را می توان برای کار بر روی یک پروژه استفاده کرد، به این معنی که اعضای تیم می توانند بر روی وظایف پروژه به روش خود کار کنند. این انعطاف‌پذیری بهره‌وری را در سراسر تیم بهبود می‌بخشد، و اطمینان حاصل می‌کند که از خزش دامنه وحشتناک جلوگیری می‌کنید.
لیست وظایف که محدوده پروژه را در اسکوپ نشان می دهد.
داشبورد پروژه برای ردیابی بهتر
وقتی می‌خواهید خزش دامنه را تشخیص دهید، داشبوردها بهترین دوست شما هستند. داشبورد پروژه بلادرنگ ما به شما نگاهی زنده به معیارهای مهم در پروژه شما می دهد. این داده‌های زنده به شما امکان می‌دهد تنگناها و مشکلات را سریع‌تر از آنچه فکر می‌کردید شناسایی کنید. به‌علاوه، همه آنها در نمودارهای ساده نمایش داده می‌شوند که به راحتی می‌توان با سهامداران یا اعضای تیم به اشتراک گذاشت.
بهترین راه برای مدیریت محدوده یک پروژه، داشتن یک ابزار مدیریت پروژه آنلاین است که داده‌های بلادرنگ را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید در زمان بروز مشکلات و قبل از تبدیل شدن به مشکل، اقدام کنید. اسکوپ آنلاین است، بنابراین هنگامی که تیم شما وضعیت خود را به روز می کند، از هر کجا که هستند و در هر زمان، آن اطلاعات بلافاصله به روز می شود و می توانید پیشرفت پروژه خود را با دقت بیشتری رصد کنید. همین الان می توانید نسخه رایگان 30 روزه نرم افزار مدیریت ساخت و ساز اسکوپ سفارش دهید و استفاده کنید.