راهنمای ساختارهای شکست کار (WBS) در ساخت و ساز با الگوها و نمونه ها (2024)

رم در یک روز ساخته نشد. آن هم به تکه‌های قابل مدیریت تقسیم ‌شد که تحویل‌ها یکی یکی بودند. در غیر این صورت، گلادیاتورها در کولوسئوم های نیمه ساخته و پرهزینه بودند.

این کاری است که یک ساختار شکست کار (WBS) برای شما انجام می دهد. این کار وظایف بزرگ را به کارهای کوچکتر و قابل مدیریت تر تقسیم می کند. یک پروژه پیچیده را مجموعه ای از تحویل های ساده تر می سازد.

بیایید ببینیم WBS چیست و چگونه می‌توان از این تکنیک برای موفقیت استفاده کرد.

به دنبال الگوها و نمونه ها باشید.

ساختار شکست کار در مدیریت پروژه چیست؟

ساختار شکست کار یک تکنیک مدیریت پروژه بصری برای ردیابی و تراز کردن محدوده کاری پروژه، بودجه پروژه و زمان‌بندی است.

کل پروژه شما را به وظایف کوچک قابل مدیریت تقسیم می کند تا مدیر پروژه و اعضای تیم آنها بتوانند کار را به موقع و با بودجه انجام دهند.

همین الان می توانی با بهترین نرم افزار مدیریت پروژه عمرانی اسکوپ، ساختار شکست خود را به آسانی ایجاد و استفاده کنی، همچنین می توانی از WBS های آماده در نرم افزار مدیریت پروژه ساخت و ساز اسکوپ استفاده کنی.WBS را با اسکوپ شروع کن!

هیچ چیز مزخرف تر از این نیست که کاری که نباید انجام دهی را به بهترین حالت ممکن انجام دهی!

– پیتر دراکر، مشاور مدیریت، مربی و نویسنده.

شما می توانید ساختارهای شکست کار خود را از طریق ساختارهای تجزیه هزینه و کدهای هزینه به فرآیندهای مالی خاص ساخت و ساز خود متصل کنید.

الگوی ساختار شکست کار

در اینجا یک الگوی ساختار شکست کار آماده برای پروژه ساختمانی شما در اسکوپ آمده است.

اجزای کلیدی یک ساختار شکست کار چیست؟

در اینجا عناصر کلیدی که یک WBS را می سازند آورده شده است:

• محدوده پروژه: شرح مختصری از منشور پروژه با طرح پروژه
• برنامه زمانبندی پروژه: شامل جدول زمانی پروژه، تاریخ تکمیل و وضعیت کار در سراسر پروژه
• ذینفعان کلیدی: نمودار سازمانی شرکت کنندگان پروژه در سراسر مدیریت پروژه همراه با مسئولیت ها.
• فرهنگ لغت WBS: سندی که به همه ذینفعان کلیدی کمک می کند تا در اصطلاحات مختلف WBS و عناصر WBS شفافیت کسب کنند.
• بسته های کاری: طبق کتاب مدیریت پروژه بدنه دانش (PMBOK) توسط موسسه مدیریت پروژه، «پایین ترین سطح WBS که به یکی از اعضای تیم اختصاص داده می شود».
• حساب‌های کنترل: بسته‌های کاری ایجاد می‌کنید و آنها را با هم به عنوان «حساب‌های کنترلی» برای ردیابی آسان وضعیت گروه‌بندی می‌کنید.
• وظایف پروژه: شامل تمام وظایف با مدت، شرح، وابستگی ها و تیم/افراد مسئول اجرا می باشد.

سه نوع ساختار شکست کار چیست؟

WBS مدیریت پروژه را آسان‌تر می‌کند و شما باید سه مورد را انتخاب کنید. هیچ کدام ذاتا بهتر نیستند. این در مورد انتخاب مناسب برای پروژه است.

• WBS مبتنی بر تحویل

در WBS مبتنی بر تحویل، شما محدوده پروژه را با رویکرد تجزیه سلسله مراتبی تجزیه می کنید.

به عبارت ساده، این بدان معنی است که شما پروژه بزرگ را به بیت های کوچکتر و قابل مدیریت تر تقسیم می کنید و یک سلسله مراتب ایجاد می کنید. هر سطح نمایانگر یک تفکیک تدریجی دقیق تر از محصولات قابل تحویل است.

برای مثال، ممکن است هدف یا هدف کلی را در بالا داشته باشید. سطح پایین بعدی اجزا یا مراحل کوچکی خواهد بود که به وظایف و قابل تحویل در سطح پایین تقسیم می شوند.

این بدان معناست که شما یک بسته کاری ایجاد کرده و آنها را در حساب های کنترلی سازماندهی می کنید. برای پروژه هایی با کارهای خاص و چرخش سریع مناسب است.

در اینجا یک مثال WBS مبتنی بر تحویل برای پروژه ساخت و ساز مسکونی، از اسکوپ آورده شده است.

• WBS مبتنی بر فاز

در یک WBS مبتنی بر فاز، با استفاده از مراحل پروژه، بسته های کاری با وظایف ایجاد می کنید. در مثال زیر، پنج عنصر (فاز) وجود دارد:

1. طرح
2. تدارکات
3. ساخت و ساز
4. بازرسی
5. حجم معاملات

این مراحل بسیار استاندارد هستند، اما شما می توانید آنها را با نیازهای خود تطبیق دهید. در زیر عناصر سطح دو، موارد قابل تحویل برای هر مرحله وجود دارد. حساب‌های کنترلی، که آنها را به بسته‌های کاری تقسیم می‌کنید.

مهم نیست که چه نوع WBS را انتخاب می کنید، سطوح پایین تر همیشه قابل تحویل هستند.

در اینجا یک نمونه WBS مبتنی بر فاز برای یک پروژه لوله کشی، از اسکوپ آورده شده است

در اینجا با اصطلاحاتی که قبلاً در مورد آن صحبت کردیم، به نظر می رسد:

• WBS مبتنی بر مسئولیت

یک WBS مبتنی بر مسئولیت بر روی نمودار سازمانی شرکت کنندگان پروژه ایجاد می شود که متشکل از تیم ها و صاحبان وظایف است.

سطح دوم WBS شامل ساختار مالکیت می شود و سطوح پایین تر، محصولات قابل تحویل پروژه را شناسایی می کنند.

در اینجا یک مثال WBS مبتنی بر مسئولیت برای یک فروشگاه آنلاین از اسکوپ آورده شده است.

چرا ساختار شکست کار برای ساخت و ساز بسیار مهم است؟

پروژه های ساختمانی گران، پیچیده و طولانی هستند. این ریسک را افزایش می دهد و هزینه شکست را به چشم اندازی ترسناک تبدیل می کند.

اینجاست که WBS وارد عمل می‌شود و دستی آرام‌بخش ارائه می‌دهد.

در اینجا به این صورت است:

• به شکست پروژه های پیچیده کمک می کند.

یک پروژه ساخت و ساز دارای یک دامنه پیچیده است که شامل وظایف بسیاری در سراسر مراحل ساخت و ساز می شود. با استفاده از WBS، می توانید محدوده پروژه را به بسته های کاری قابل مدیریت با ردیابی پیشرفت و هزینه تقسیم کنید.

• به شما مسیری روشن برای موفقیت پروژه می دهد.

هنگام تهیه پیش نویس یک طرح پروژه از محدوده پروژه، غرق شدن آسان (و قابل درک) است. با نمایش بصری کار، می توانید استراتژی بهینه سازی را با دید باز انجام دهید.

• اهداف پروژه خود را برآورده کنید.

WBS به محدوده پروژه پایبند است. هر بسته کاری باید فقط شامل کارهایی باشد که وظیفه والد درخواست می کند. این بدان معنی است که می توانید از خزش دامنه جلوگیری کنید و مطمئن شوید که فقط کاری را انجام می دهید که برای آن پول دریافت می کنید و با مراجعه به WBS زمانی که کار اضافی پیش آمد، دستمزد دریافت می کنید.

• به شما در پیگیری پیشرفت و مدیریت هزینه های پروژه کمک می کند.

یک WBS از قانون 100٪ پیروی می کند. به این معنی که باید تمام تحویل پروژه ها را در محدوده پروژه در مهندسی، تدارکات یا ساخت و ساز در بر گیرد.

این بدان معنی است که شما می توانید به راحتی پیشرفت را دنبال کنید و مطمئن شوید که کار طبق برنامه پروژه اجرا می شود.

ساختار شکست کار (WBS) تضمین می کند که شما 100% پروژه را تحت پوشش آن ساختار شکست کار قرار داده اید. هیچ چیز بدتر از این نیست که یک حوزه کامل از کار را از دست بدهید و این می‌تواند به عنوان یک لیست کنترلی عمل کند تا به شما کمک کند که از عناصر اصلی کاری نادیده نگیرید.

– تام استفنسون، نکات PM: ساختار شکست کار چیست؟

• به مدیریت ابزاری برای انتخاب آگاهانه بدهید.

می‌توانید با WBS مانند نمودار گانت رفتار کنید تا پیشرفت پروژه را تجسم کنید و همچنین هزینه‌ها را بر اساس عناصر، فازها و تحویل‌ها پیگیری کنید.

فرمت های زیادی برای انجام این کار به صورت آنلاین موجود است. ایجاد و اشتراک‌گذاری گزارش‌های قابل فهم را بسیار ساده می‌کند.

• ارتباط بین ذینفعان را بهبود می بخشد.

نرم افزار اسکوپ با ابزار WBS اطلاعات پروژه را برای همه ساده و دموکراتیک می کند.

تیم‌های پروژه ساخت‌وساز می‌توانند به‌روزرسانی‌ها را در زمان واقعی به اشتراک بگذارند، تاخیرهای احتمالی را تشخیص دهند و برای انجام اقدام همگام شوند. با صحبت کردن به همان زبان پروژه، ارتباطات رفت و برگشتی را کاهش می دهید و سوء تفاهم ها را محدود می کنید.

• چارچوبی برای بهبود مستمر ایجاد می کند.

WBS تهیه پیش نویس اسناد مدیریت پروژه را برای SOPها و گزارش دهی آسان می کند. بر اساس به‌روزرسانی‌های وضعیت، می‌توانید تحویل پروژه‌ها، نقاط عطف و انتظارات کنترل کیفیت را تغییر دهید و بر این اساس اجرای روی زمین را بهینه کنید.

نحوه ایجاد ساختار شکست کار ساختمانی

WBS معمولی شما برای ساخت و ساز دارای 3 سطح اصلی است. اولی مربوط به نتیجه نهایی پروژه است، سطح متوسط ​​لیست قابل تحویل پروژه و سطح پایین شامل بسته های کاری برای هر وظیفه والد است.

در اینجا نحوه ایجاد WBS برای یک پروژه ساختمانی آورده شده است: ساخت خانه.

فرآیند گام به گام ایجاد WBS برای مدیریت پروژه ساخت و ساز

مرحله 1: در دسترس بودن منابع را تعیین کنید.

تمام اطلاعات پروژه ساخت و ساز را جمع آوری کنید. این شامل اطلاعاتی مانند مطالعات مهندسی، کارهای پیش طراحی، نقشه ها، مالی پروژه، داده های پروژه های گذشته، اهداف مدیریت، پیشنهادات فروش، اطلاعات تامین کننده و غیره است.

مرحله 2: یک طرح پروژه ایجاد کنید.

با استفاده از اطلاعات مرحله اول، منشور پروژه، بودجه پروژه و فرهنگ لغت WBS را ایجاد کنید. در مثال ساختار شکست کار ما، هدف پروژه ما ساخت یک خانه است.

مرحله 3: یک قالب ساختار تجزیه کار ایجاد کنید.

یکی از 3 نوع WBS مورد بحث در این مقاله را انتخاب کنید. سپس، از میان گزینه‌هایی مانند تابلوهای کانبان، نمودارهای گانت، تقویم‌ها یا فلوچارت‌ها، در مورد فرمت WBS تصمیم بگیرید.

در مثال ساخت WBS، ما یک WBS مبتنی بر فاز را انتخاب کرده‌ایم که با استفاده از نمودار درختی به تصویر کشده شده است.

مرحله 4: فهرست مراحل و قابل تحویل پروژه

ابتدا یک لیست وظایف والد را بر اساس نوع WBS انتخاب شده ایجاد کنید. به عنوان مثال، برای ساخت یک خانه، سطوح WBS به این شکل خواهد بود:

سطح 1: ساخت خانه

سطح 2:

• داخلی؛ بیشتر به وظایف فرعی مانند برق، لوله کشی تقسیم می شود.
• پایه؛ بیشتر به وظایف فرعی مانند حفاری، نصب فولاد تقسیم می شود.
• خارجی؛ بیشتر به وظایف فرعی مانند کار ماسونری، تکمیل ساختمان تقسیم می شود.

مرحله 5: بسته های کاری ایجاد کنید.

به تقسیم وظایف فرعی ادامه دهید تا کمترین سطح کاری را که می توان به اعضای تیم اختصاص داد، بدست آورید. این وظایف باید گسسته باشند به طوری که بتوانید بودجه آنها را تخمین بزنید، جدول زمانی را اصلاح کنید و وضعیت تکمیل را پیگیری کنید.

در مثال ما، می‌توانیم بسته‌های کاری برای چند کار والدین ایجاد کنیم:

• نصب فولاد- ستون ها را قرار دهید، تیرها، تیرچه ها و غیره را نصب کنید.
• برق- نصب سیم کشی، تجهیزات HVAC، برق ناهموار و غیره

پس از تکمیل 5 مرحله فوق، می توانید یک نمودار درختی ساده طراحی کنید تا ساختار خرابی کار ساخت و ساز خود را برای یک خانه به صورت زیر بدست آورید:

چرا باید تیم را در ایجاد ساختار شکست کار مشارکت دهید.

WBS در خلاء نمی نشیند. هر مرحله شامل شرکت ها، تیم ها و افراد دیگر می شود. هر یک باید نقش خود را در پروژه درک کند و WBS لیست کارهای خود را توجیه می کند. هیچ ابهامی وجود نخواهد داشت.

آنها را زودتر به عنوان متخصص در نقش های خود بگنجانید، به این معنی که آنها می توانند بررسی و ارزش افزوده را در طول برنامه ریزی احساس کنند. با مشارکت دادن ذینفعان در فرآیند، حس مسئولیت پذیری را نیز القا می کنید.

نکاتی برای ایجاد یک ساختار شکست کار قوی

در اینجا یک چک لیست 10 نقطه ای وجود دارد تا اطمینان حاصل شود که سازه های خرابی کار ساختمانی شما کاملا قابل استفاده هستند:

1. WBS شما فقط باید محدوده پروژه را با وظایف فرعی که به وظیفه والد اضافه می شوند پوشش دهد.
2. WBS شما حداقل به 2-3 سطح نیاز دارد. فقط سطوح بیشتری اضافه کنید تا بسته های کاری WBS خود را «قابل مدیریت» کنید.
3. از همپوشانی یا تکرار وظایف در سراسر WBS پروژه ساخت و ساز جلوگیری کنید.
4. بسته‌های کاری WBS را در پایین نگه دارید تا بتوانید هزینه‌ها را تخمین بزنید، معیارهای کیفیت را تعریف کنید، جدول‌های زمانی را اصلاح کنید و تاریخ اتمام آنها را پیگیری کنید.
5. WBS خود را به راحتی درک کنید. می توانید از کدگذاری رنگ، لیست های سلسله مراتبی یا ابزارهای مخصوص WBS استفاده کنید.
6. بررسی کنید که آیا WBS شما هیچ فاز یا مرحله ای را در پروژه ساخت و ساز شما از دست نمی دهد.
7. روی “اقدامات” تمرکز نکنید. در عوض، برای «نتایج» بهینه سازی کنید.
8. وظایف تقسیم شده شما باید دارای سلسله مراتب، جدول زمانی معقول و شفافیت در توالی ورودی-خروجی باشد.
9. مطمئن شوید که اعضای تیم پروژه شما نحوه خواندن و به روز رسانی WBS را می دانند.
10. با کارشناسان موضوع مشورت کنید و از شرکت کنندگان پروژه بازخورد بگیرید.

چه چالش های WBS را می توانید انتظار داشته باشید؟

اشتباه کردن WBS می تواند بقیه تلاش های مدیریت پروژه شما را از مسیر خارج کند. از آنجایی که آن یک کار تیمی است، به عنوان یک مدیر پروژه، ممکن است با چالش های زیر روبرو شوید:

مدیریت پویایی تیم پروژه

یکی از بزرگترین چالش هایی که ما با آن مواجه بودیم مقاومت در برابر تغییر بود. برخی از اعضای تیم در اتخاذ یک روش جدید مردد بودند که منجر به تاخیر در اجرای WBS شد.

با این حال، ما با ارائه آموزش و پشتیبانی به اعضای تیم خود بر این چالش غلبه کردیم که به آنها کمک کرد مزایای استفاده از WBS و اینکه چگونه می تواند مدیریت پروژه را بهبود بخشد را درک کنند.

– ایزاک رابرتسون، مدیر عامل توتال شیپ

درک مفهوم WBS می تواند مشکل باشد و منجر به پس زدگی شود. بنابراین همین الان نرم افزار اسکوپ را تهیه کنید تا ساختار شکست خود را ایجاد کنید. با نتایجی که بدست می آورید شگفت زده خواهید شد.

ایجاد WBS زمان بر است.

توسعه WBS به زمان نیاز دارد و بسیاری از سازمان‌ها برای شروع سریع پروژه‌های خود تحت فشار هستند.

– موسسه مدیریت پروژه (PMI)

زمان بیشتری را صرف پیش نویس یک WBS برای پروژه های بزرگتر خواهید کرد. طبیعی است. اما استفاده از الگوها، یادگیری از پروژه‌های گذشته و ایجاد SOP می‌تواند مدت زمان آن را کاهش دهد که این مورد به آسانی در نرم افزار پروژه ساختمانی اسکوپ قابل دسترسی است.

تبدیل WBS به یک برنامه زمانبندی از کارها

WBS شما برنامه زمانبندی پروژه یا برنامه کاری نیست، فقط نقش دارد. در این مرحله WBS را با جزئیات و ضرب الاجل اضافه نکنید. به موارد قابل تحویل پایبند باشید، نه توالی.

تعداد زیادی داده ناقص یا نادرست

استفاده از داده های نادرست برای WBS می تواند به مسائل و خطرات بزرگتر در طول پروژه تبدیل شود. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات ارائه شده تا حد امکان دقیق است. اما همچنین جایی برای تحویل پیش بینی نشده باقی بگذارید.

مواردی که هنگام ایجاد WBS باید از آنها اجتناب کرد.

در اینجا لیستی از مواردی است که هنگام ایجاد ساختار شکست کار باید از آنها اجتناب کنید.

عدم مشارکت همه اعضای تیم در فرآیند ایجاد

به تیم پروژه خود در مورد محدوده پروژه و انتظارات تحویل شفافیت بدهید. عدم حضور در تیم به این معنی است که مدیر پروژه نمی تواند بینش و بازخورد تیم را در ساختار WBS بگنجاند.

ایجاد بسته های کاری بسیار زیاد یا بسیار کم

هنگام اضافه کردن دقیق ترین کارها به WBS، وقت جدی را تلف می کنید. همین امر در مورد افراط کردن نیز صدق می کند. بله، شما باید 100% را دنبال کنید تا محدوده پروژه را پوشش دهید، اما باید تشخیص دهید که چه زمانی WBS را پیچیده یا خیلی ساده می کنید.

عدم تخصیص مسئولیت برای هر بسته کاری

یک WBS به شما امکان می دهد کار و مدت پروژه را برای پروژه تخمین بزنید که به بودجه بندی پروژه و مدیریت ریسک کمک می کند. به همین جا بسنده نکنید، مطمئن شوید که هر بسته کاری را به طور منطقی اختصاص داده اید و از تیم خود بازخورد دریافت می کنید.

عدم ایجاد کنترل تغییر

شما بدون شک در مورد تله خزش دامنه می دانید. همه ما قبلا تجربه کرده ایم و به فنا رفته ایم. به همین دلیل است که ایجاد کنترل تغییر و «SOPهای نظارتی» برای تطبیق با هرگونه تغییر مشتری محور یا تیم محور مهم است.

نکات اضافی در مورد نحوه استفاده از WBS در ساخت و ساز

اکنون که می دانیم چگونه یک WBS برای پروژه های ساختمانی ایجاد کنیم، بیایید نحوه استفاده بهینه از آنها را بررسی کنیم:

• واگذاری مسئولیت ها: پس از اطمینان از خرید بسته های کاری از سوی سهامداران کلیدی، آنها را به اعضای تیم مربوطه محول کنید. هر گونه بازخوردی را بگنجانید و نگرانی های آنها را برای یک هیئت نمایندگی حل کنید.
• تعیین ضرب الاجل: از داده های پروژه گذشته استفاده کنید و با اعضای تیم مشورت کنید تا تاریخ تکمیل معقولی برای وظایف محول شده تعیین شود.
• ردیابی پیشرفت: SOPها را برای ردیابی پیشرفت ترکیب کنید. می توانید با استفاده از ابزارهای نرم افزاری ساختار شکست کار، ردیابی پروژه را خودکار کنید.
• نظارت بر هزینه ها: برآوردها را با هزینه های اجرایی در زمین مقایسه کنید تا اقدامات به موقع برای کنترل هزینه انجام شود.
• با ذینفعان ارتباط برقرار کنید: کانال های ارتباطی مربوطه را برای به روز رسانی و گزارش وضعیت پروژه راه اندازی کنید.
• مطابق با نیاز تنظیم کنید: در حالی که منشور پروژه در حالت ایده آل نباید تغییر کند، می توانید فعالیت ها را مطابق با اقتضای موقعیت تنظیم کنید.

سوالات متداول

قانون 8-80 در WBS چیست؟

قانون WBS “8-80” می گوید که شما هیچ وظیفه ای نمی گوید که هیچ تکه ای از کار نمی تواند کمتر از 8 ساعت و بیش از 80 ساعت طول بکشد. این بدان معناست که وظایف بین یک روز کاری 8 ساعته تا دو هفته کاری کامل برای دو کارمند است.

چه کسی مسئول WBS است؟

همه افراد درگیر در پروژه مسئول ایجاد و اجرای WBS هستند. باید برای همه ذینفعان قابل استفاده و جامع باشد. مدیر پروژه فرآیند را هدایت می کند و تمام قطعات متحرک را مدیریت می کند.

مهمترین چیز در WBS چیست؟

یک WBS خوش ساخت باید با موفقیت 100% از محدوده پروژه پیچیده را به قابل مدیریت و بسته های کاری تبدیل کند.