مدارک در هر پروژه ای مورد نیاز است، اما در مورد مدیریت پروژه ساخت و ساز حتی بیشتر مهم است. پروژه های ساختمانی نیازمند گزارش منظم و دقیق در حین اجرا هستند تا بتوانید پیشرفت خود را بررسی و تجزیه و تحلیل کنید. این داده ها در قالب یک گزارش ساخت و ساز روزانه ارائه می شود.
گزارش روزانه ساخت و ساز معمولاً توسط مدیر سایت انجام می شود و به طور مکرر در طول یک پروژه ایجاد و تحویل می شود. این یک جنبه مهم از مدیریت پروژه ساخت و ساز است، بنابراین باید مطمئن شوید که آن را به درستی انجام می دهید!
گزارش روزانه ساخت و ساز چیست؟
گزارش روزانه ساخت و ساز، گزارشی است که رویدادهایی را که در طول یک روز کاری در یک سایت ساخت و ساز رخ داده است، فهرست می کند. این شامل شرایط آب و هوایی، موجودی مواد و کار انجام شده، از جمله جزئیات دیگر است. دلایل متعددی وجود دارد که چرا یک پیمانکار عمومی، مدیر پروژه ساخت و ساز یا حتی مالک پروژه نیاز به گزارش روزانه ساخت و ساز دارد.
این گزارش ساخت و ساز باید اطلاعات مربوط به محل کار را جمع آوری کند. از شرایط آب و هوایی گرفته تا لیست بازدیدکنندگان آن روز در محل. این یک رکورد کامل از کار روزانه است که گزارشی از همه چیزهایی که اتفاق افتاده را ارائه می دهد.
هدف از گزارش روزانه ساخت و ساز چیست؟
همانطور که می توانید تصور کنید، گزارش روزانه ساخت و ساز برای شروع سریع و دقیق کار برای روز بعد ضروری است. این به پیمانکاران فرعی اجازه می دهد تا بدانند وظایفشان کجا جا مانده است و آیا تجهیزات و لوازم لازم برای ادامه روز بعد را دارند یا خیر. این برای نگه داشتن پروژه ساخت و ساز شما در زمان بندی بسیار مهم است.
علاوه بر این، گزارش روزانه ساخت و ساز از کارگران و مدیران سایت محافظت می کند. برای مثال، اگر تاخیری وجود داشته باشد، در گزارش ثبت شده و توضیح داده شده است. آن دنباله کاغذی مانع از انداختن سرزنش به طرف نالایق می شود. این مهم در صورت وجود هرگونه مشکل قانونی است، زیرا شما سابقه ای برای حمایت از دفاع خود دارید.
گزارش بهتر برای نتایج عملی
ثبت وقایع روز بینشی را در مورد آنچه در پروژه می گذرد ارائه می دهد و به شما امکان می دهد منابع را تغییر دهید تا کارها را به طور مؤثرتری انجام دهید. سایت های ساخت و ساز پیچیده هستند و بسیاری از فعالیت ها به طور همزمان انجام می شوند. گزارش‌دهی همه را از آنچه در حال وقوع است آگاه می‌سازد تا کارگران و پیمانکاران فرعی بتوانند بدون اینکه مانعی برای دیگران ایجاد کنند، کار خود را انجام دهند.
در نهایت، گزارش روزانه وضعیت پروژه را نیز به اطلاع می‌رساند، بنابراین افرادی را که علاقه خاصی به ساخت و ساز دارند به‌روزرسانی می‌کند و آنها را در جریان قرار می‌دهد.
نحوه ایجاد گزارش روزانه ساخت و ساز
ایجاد یک گزارش روزانه ساخت و ساز می تواند ترسناک به نظر برسد. چیزهای زیادی برای پوشش دادن وجود دارد و شما نمی خواهید چیزی را که ممکن است برای مستندسازی مناسب حیاتی باشد نادیده بگیرید. اما گزارش‌های روزانه تقریباً تا زمانی که سایت‌های ساخت‌وساز وجود داشته است، جزء اصلی سایت‌های ساختمانی بوده است، بنابراین یک نقشه راه وجود دارد که می‌توانید دنبال کنید.
- ورود اطلاعات عمومی در مورد پروژه شما
اولین قدم ایجاد یک صفحه فهرست یا گنجاندن اطلاعات کلی در مورد پروژه در بالای گزارش روزانه ساخت و ساز است.
- وارد شرایط آب و هوایی شوید.
شرایط آب و هوایی می تواند تا حد زیادی بر پروژه های ساختمانی تأثیر بگذارد. این بدان معناست که گزارش روزانه شما باید مکانی داشته باشد که بتوانید شرایط آب و هوای روز را در آن ثبت کنید.
- فهرست پرسنل ایجاد کنید
یک مرحله مهم هنگام تهیه گزارش روزانه ساخت و ساز، فهرست کردن اعضای پرسنل ای است که در محل کار حضور داشتند و ساعات کار آنها را ثبت کنید.
- سند کار انجام شده است.
کار انجام شده توسط پرسنل باید در گزارش ساخت و ساز روزانه مستند شود. مهم است که برای هر کار وضعیتی مانند کارها، انجام دادن و انجام شده درج شود. این به شما کمک می کند تا پیشرفت تیم خود را بهتر پیگیری کنید.
- تجهیزات خود را در سایت ردیابی کنید.
درست مانند پرسنل خود، باید تجهیزات خود را پیگیری کنید. گزارش روزانه ساخت و ساز شما باید تجهیزاتی را که در محل کار استفاده شده و ساعات استفاده از آن را ذکر کند. این برای اهداف مدیریت منابع و همچنین نگهداری و امنیت مهم است.
- مصالح ساختمانی خود را دنبال کنید.
پیگیری مصالح ساختمانی مانند چوب، رنگ، بتن یا شیشه بسیار مهم است. به عنوان مدیر سایت ساخت و ساز، باید دو کار را برای ردیابی مصالح با گزارش روزانه ساخت و ساز انجام دهید. ابتدا باید موجودی های خود را بررسی کنید و نوع مواد و مقدار موجود را فهرست کنید.
ثانیاً، شما باید هرگونه تحویل موادی را که در طول روز انجام شده است، مستند کنید. اگر تحویل برنامه ریزی شده مواد انجام نشد، باید آن را در گزارش روزانه خود ثبت کنید.
- رویدادهای تأخیر در سند
چندین رویداد وجود دارد که می تواند باعث به تعویق افتادن یک پروژه ساختمانی شود. برخی از رویدادهای متداول تأخیر عبارتند از شرایط آب و هوایی نامناسب، خرابی تجهیزات یا تحویل ناموفق مواد.
- حوادث، سوانح و رویدادهای دیگر را مستند کنید.
متأسفانه پروژه های عمرانی مستعد حوادث، سوانح و سایر حوادث غیرمترقبه هستند. مهم است که همه چیزهایی که در سایت شغلی شما اتفاق می افتد را مستند کنید و هر گونه اقدامات لازم را به سرعت انجام دهید.
- جلسات خود را پیگیری کنید.
به عنوان یک مدیر سایت، پیگیری جلساتی که در محل کار اتفاق می افتد بسیار مهم است. هر جلسه ای که در خارج از خانه اتفاق می افتد نباید در گزارش روزانه ساخت و ساز شما گنجانده شود.
- بازدیدکنندگان سایت را پیگیری کنید.
هر گزارش ساخت و ساز روزانه باید هر بازدید کننده ای را که در محل ساخت و ساز بوده اند مستند کند. این به دلایل انطباق مهم است، زیرا یک الزام ایمنی برای تمام پروژه های ساختمانی است.
- امضاء
هر کسی که مسئول تهیه گزارش ساخت و ساز روزانه است باید سند را امضا کند. این آخرین مرحله ای است که سند را رسمی می کند و تهیه کننده را در قبال هرگونه اشتباه یا کوتاهی مسئول می داند.
الگوی گزارش روزانه ساخت و ساز
از آنجایی که گزارش روزانه است، خوب است الگویی با تمام اطلاعاتی که برای گرفتن عکس نیاز دارید، از قبل داخلی داشته باشید. به این ترتیب تمام داده های حیاتی از قبل تنظیم شده اند و شما فقط باید جزئیات را پر کنید. اسکوپ دارای ده ها قالب رایگان مدیریت پروژه، از جمله گزارش ساخت و ساز روزانه است که می توانید در صورت نیاز دانلود و سفارشی کنید.
بهترین روش ها هنگام ثبت گزارش روزانه ساخت و ساز
همانطور که گزارش روزانه ساخت و ساز مفید است، ایجاد یک گزارش بدون چالش نیست. اولین چیز این است که منسجم باشید. گزارش روزانه را یک روز در میان تکمیل نکنید زیرا هدف خود را از دست می دهد. این گزارش‌های روزانه به دلایلی نام‌گذاری شده‌اند و باید در پایان هر روز کاری پر شوند.
همچنین سوابق خوبی داشته باشید، زیرا صرف زمان و تلاش برای پر کردن گزارش روزانه هدر می‌رود اگر نتوانید آن را در زمان نیاز پیدا کنید. آن را به بخشی از فرآیند بایگانی کردن کار تبدیل کنید. حفظ سوابق خوب برای هر پروژه ای حیاتی است، به خصوص در ساخت و ساز، که دلیل دیگری برای بررسی نرم افزار مدیریت پروژه است که می تواند فایل های دیجیتال شما را ذخیره کند.
7 نکته برای ساخت و ساز بهتر گزارش های روزانه
برای ایجاد بهترین گزارش روزانه ساخت و ساز، در اینجا نکاتی وجود دارد که باید هنگام انجام این فرآیند به کار روند.
- دقیق باشید: تعادل مناسب را پیدا کنید. برای غیرقابل استفاده کردن گزارش روزانه نباید خیلی گسترده باشد، اما باید بدانید که چه زمانی باید به جزئیات بپردازید، مانند زمانی که توقف یا حادثه ای وجود دارد.
- به موقع بودن: گزارش ها باید در اسرع وقت ثبت شوند. اگر تا صبح روز بعد منتظر بمانید تا گزارش روزانه روز قبل را پر کنید، بسیاری از جزئیات از بین خواهند رفت.
- ساده باشید: در حالی که باید در گزارش خود با جزئیات صحبت کنید، باید واضح و مختصر نیز باشد. بسیاری از مردم این را خواهند خواند و شما نمی خواهید آنها را در اصطلاحات تخصصی از دست بدهید.
- پذیرای ورودی باشید: از آنجایی که مدیر سایت (موقعیتی که برای همه چیزهایی که در محل کار رخ داده است مشخص نیست) معمولاً این موارد را پر می کند، خوب است که برای مشارکت پرسنل آماده باشید. حتی یک گپ کوتاه قبل از رفتن آنها می تواند به شما کمک کند گزارش را با دقت بیشتری پر کنید.
- شفاف باشید: گزارش روزانه یک ابزار ارتباطی است و باید اطلاعاتی را به طیف وسیعی از اعضای تیم پروژه ارائه دهد تا هرگونه مشکل را شناسایی کرده و پیشرفت را ثبت کند.
- سازگار باشید: گزارش روزانه روش خوبی برای اطمینان از رعایت استانداردهای ذکر شده در قرارداد ساخت و ساز است. هر روز اقدامات لازم را انجام دهید تا مطمئن شوید که با قرارداد، کد و سایر مقررات خود مطابقت دارید.
- کارآمد باشید: بهترین راه برای صرفه جویی در زمان و هزینه این است که گزارش های روزانه خود را در یک نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی بزرگتر بگنجانید. با استفاده از این ابزار، گزارش‌ها را سریع‌تر ارسال می‌کنید و می‌توانید از آن داده‌ها هنگام مدیریت برنامه و زمانبندی خود استفاده کنید.
الگوهای مدیریت پروژه ساختمانی
مدیریت پروژه های ساختمانی می تواند بسیار پیچیده باشد. به همین دلیل است که ما قالب های رایگان مدیریت پروژه ساخت و ساز را ایجاد کرده ایم که می توانید از آنها برای کمک به مدیریت، برنامه ریزی و پیگیری پروژه های ساختمانی خود استفاده کنید. در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم.
الگوی سفارش کار
الگوی سفارش کار رایگان ما به صاحبان پروژه و پیمانکاران کمک می کند تا در مورد کار ساخت و ساز و مبلغی که برای آن پرداخت می شود به توافق برسند.
الگوی زمانبندی ساخت و ساز
داشتن یک برنامه زمانی خوب، کلید موفقیت در صنعت ساخت و ساز است. الگوی برنامه زمانبندی ساخت و ساز ما به شما امکان می‌دهد تاریخ‌های مقرر را تعیین کنید، وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهید، وابستگی‌های کار را تنظیم کنید و موارد دیگر.
الگوی Punch List
الگوی رایگان پانچ لیست ما برای ردیابی وظایفی که با نزدیک شدن تیم ها به اتمام پروژه ناتمام مانده اند ایده آل است. این یک ابزار عالی برای مدیران پروژه های ساختمانی، مدیران سایت و هر کسی است که می خواهد مطمئن شود هیچ کاری در مراحل پایانی پروژه ساخت و ساز باقی نمی ماند.
چگونه اسکوپ گزارش های روزانه ساخت و ساز را ایجاد می کند؟
اسکوپ نرم افزار مدیریت پروژه است که در زمان واقعی گزارش می دهد و وظایف شما را سازماندهی می کند تا شما را در مسیر خود نگه دارد. اگر می‌خواهید از شر گزارش روزانه ساخت و ساز کاغذ خلاص شوید و به سمت یک ابزار نرم‌افزاری پویا بروید که به شما امکان مدیریت و گزارش بهتر پروژه ساختمانی خود را می‌دهد، پس به نرم‌افزار مدیریت پروژه نیاز دارید.
ایجاد گزارش در ثانیه
بسیاری از مواردی که باید در گزارش روزانه ساخت و ساز ردیابی کنید را می توان با یک کلیک صفحه کلید خود با ویژگی گزارش ما ایجاد کرد. گزارش وضعیت پروژه به شما یک نمای کلی از سلامت کل پروژه و وظایف شما می دهد. می توانید ببینید کدام کارها عقب افتاده اند. گزارش های دیگر شامل برنامه پروژه، وظایف، جدول زمانی، در دسترس بودن پرسنل، حجم کاری آنها و تنوع پروژه است تا ببینید آیا پیشرفت واقعی شما با برنامه شما همسو است یا خیر.
یک نمای سطح بالا را حفظ کنید.
می‌توانید با استفاده از داشبورد بی‌درنگ ما یک گزارش وضعیت فوری دریافت کنید. داشبورد داده‌ها را از به‌روزرسانی‌های وضعیت تیم شما جمع‌آوری می‌کند و به‌طور خودکار آن اطلاعات را محاسبه می‌کند و آنها را در نمودارها و جداول خوانا نمایش می‌دهد. هر زمان که نیاز دارید ببینید آیا طبق برنامه هستید یا بودجه خود را رعایت می کنید، فوراً در دسترس است.
اسکوپ یک ابزار مدیریت پروژه است که وظایف، تیم‌ها و پروژه‌ها را با ابزارهای گزارش‌دهی بی‌درنگ سازماندهی می‌کند، بنابراین شما همیشه می‌دانید کجا هستید و برای پروژه خود چه خرج می‌کنید. به ده ها هزار تیم و سازمانی بپیوندید که از ابزار ما برای اجرای پروژه های موفق استفاده می کنند. امروز از دمو 30 روزه رایگان اسکوپ استفاده کنید.
مطالب مرتبط